Unternehmen stellen vermehrt virtuelle Projektteams zusammen. Dabei entstehen große Herausforderungen für die virtuelle Zusammenarbeit, wie die Organisation von globalen Telefonkonferenzen.
Virtuelle Teams und globale Calls
Kathrin Jungwirth, Mittwoch, 01. März 2017 | Lesedauer: unbekanntVirtuelles Projektmanagement
Der Trend zur virtuellen Zusammenarbeit wurde in den letzten Jahren überwiegend von drei Faktoren vorangetrieben:
- Digitalisierung ermöglicht den Austausch über weite Distanzen
- Wirtschaftliche Entwicklung von neuen Märkten
- Der Trend zum Outsourcing
Diese Faktoren und die allgemeinen Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit haben wir bereits ausführlich in einem anderen Blogbeitrag erklärt. In diesem Beitrag möchten wir uns der speziellen Herausforderung von globalen Calls widmen und Ihnen einige Lösungsansätze mitgeben.
Warum sind globale Calls eine Herausforderung für virtuelle Teams?
Globale Calls sind vor allem dann eine Herausforderung für virtuelle Teams, wenn die Teammitglieder auf unterschiedliche Länder und Zeitzonen verteilt sind. Je mehr unterschiedliche Zeitzonen in einem Team vereint werden, desto schwieriger gestaltet sich die Organisation von gemeinsamen Calls oder virtuellen Meetings. Es ist kaum möglich, den Zeitpunkt so zu wählen, dass er für alle Mitglieder in der regulären Arbeitszeit liegt.
Doch vor allem für virtuelle Teams, die nie oder nur vereinzelt am selben Ort arbeiten und dennoch eine gute Teamleistung erbringen müssen, sind globale Calls essentiell. Diese Calls finden meist regelmäßig statt und bestimmen letztendlich den Projekterfolg. Es werden Aufgaben untereinander abgestimmt, der Projektstatus überprüft und neue Aufgaben verteilt. Also alles, das in einem „normalen“ Teammeeting, eben auch besprochen wird. Doch wie können globale Calls möglichst fair für alle Teilnehmer gestaltet werden? Wir haben ein paar Lösungsvorschläge für Sie zusammengetragen.
Lösungsansätze
Um globale Calls so fair wie möglich zu gestalten, haben wir uns auf die drei wichtigsten Rahmenbedingungen konzentriert: Zeitpunkt, Kommunikationskanal und Sprachbarrieren. Wenn Sie sich entlang dieser Leitlinien entlang hangeln, werden Ihre globalen Telefonkonferenzen Stück für Stück fairer:
Zeitpunkt
Bei der Wahl der Uhrzeit sollten Sie auf keinen Fall einen bestimmten Standort, eine Zeitzone oder eine Mitarbeitergruppe bevorzugen. Das wichtigste ist es, die Unannehmlichkeiten auf alle fair zu verteilen und niemanden zu bevorzugen oder zu benachteiligen. Eine Möglichkeit ist es, die Konferenzzeiten kontinuierlich so abzuändern, dass sie für jedes Teammitglied einmal während der Arbeitszeit und ein anderes Mal außerhalb der Arbeitszeit stattfinden. Tauschen Sie einfach durch, damit hat jeder einmal Pech und ein anderes Mal wiederum Glück. Diese Regeln gelten auch für den Projektleiter oder Führungskräfte, denn sobald Sie Ausnahmen zulassen, fühlt sich der Rest benachteiligt.
Kommunikationskanal
Häufig kommt es vor, dass ein Teil des Teams am selben Ort arbeitet, während andere Mitglieder einzeln virtuell hinzugeschalten werden. Hier nimmt die ortsansässige Gruppe in der Regel über ein Telefon (Lautsprecher) oder einen Skype-Account teil. Auf den ersten Blick scheint dies völlig in Ordnung. Doch versetzen Sie sich einmal in die einzelnen Mitarbeiter, die hinzugeschalten werden. Die Einzelpersonen werden eine gewisse Dominanz der Gruppe spüren und sich vielleicht eingeschüchtert fühlen. Um solche Dominanzeffekte zu vermeiden, sollten ortsansässige Gruppen ebenfalls einzeln und aus verschiedenen Räumen teilnehmen. Damit steht allen nur noch der gleiche Kommunikationskanal zur Verfügung und Gruppen können sich nicht unbemerkt untereinander absprechen.
Sprachbarrieren
Durch die räumliche Verteilung auf verschiedene Länder bzw. Kontinente, ist auch die Sprache ein Problem in globalen Calls. In der Regel werden Sie sich auf eine gemeinsame Sprache – meist Englisch – einigen und diese während dem Call zur Kommunikation nutzen. Nun fühlen sich unter Umständen einige Teammitglieder unwohl, wenn sie in einer anderen Sprache kommunizieren, andere wiederum haben kein Problem damit. Dieses Unbehagen können Sie mit einem einfachen Trick enorm reduzieren. Senden Sie vor jedem Call eine Agenda an alle Teilnehmer. Auf Basis der Agenda können sich alle vorbereiten und ggf. auch sprachlich in bestimmte Themen einarbeiten.
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