Vor- und Nachteile der RACI-Matrix für den Überblick der Verantwortlichkeiten im Projekt

Die Bedeutung von Verantwortlichkeiten im Projekt

Jedes Projektteam bringt eine gewisse soziale Komplexität mit sich. Verschiedene Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Vorstellungen treffen aufeinander. Ohne ein gewisses Maß an Koordination ist ein effektives Zusammenarbeiten in dieser Konstellation nur schwer umsetzbar. Um die soziale Komplexität unter Kontrolle zu bringen, wird im Vorfeld des Projekts eine Projektorganisation festgelegt. Hier werden durch den Projektleiter die Rollen definiert, die für das jeweilige Projekt benötigt werden. Für jede Rolle werden entsprechend Anforderungen, Aufgaben und Kompetenzen festgelegt. Die Person, die später die jeweilige Rolle bekleidet, ist schließlich für diese verantwortlich. Nur durch eine konkrete Zuordnung der jeweiligen Person kann der Projektleiter davon ausgehen, dass im Team Klarheit über die Zuständigkeiten herrscht und die Personen auf ihre Aufgaben fokussiert sind und diese erledigen. Erfolgt keine klare Zuteilung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Doppelarbeit entsteht oder Aufgaben unerledigt bleiben.

Ohne eine Projektorganisation und eine Zuordnung von Verantwortlichkeiten bleibt es also mehr oder weniger dem Zufall überlassen, ob eine Aufgabe im Projekt erledigt wird oder nicht.  

Die Grundzüge der RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist eine Matrix zur Zuordnung von Verantwortlichkeiten, geht aber über reine Zuständigkeiten hinaus. Oft wird diese in der Praxis als Tabelle geführt. In dieser befinden sich alle Aufgaben im Projekt und die Mitglieder des Projektteams, beziehungsweise deren Rolle. In den meisten Fällen sind die Aufgaben auf der linken Seite untereinander als Zeilen angeordnet und die Mitarbeitenden werden rechts davon als Spalten abgebildet. Für jede Aufgabe wird jedem Mitarbeitenden ein R, A, C oder I zugeteilt. Daraus ergeben sich Verantwortlichkeiten und generell der Bezug, den ein Mitarbeitender zu einer Aufgabe hat. Für was die vier Buchstaben stehen, lesen Sie im Folgenden:

• Responsible: Dem Mitarbeitenden, in dessen Spalte sich ein R befindet, wurde die Aufgabe zugeteilt. Dieser ist entsprechend für die Erledigung zuständig. Für jede Aufgabe muss es mindestens einen solchen Mitarbeitenden geben, es sind aber auch mehrere möglich, z. B. als Vertretung bei Urlaub oder Krankheit. Es handelt sich hierbei typischerweise um einfache Mitglieder des Projektteams.  
• Accountable: Diese Person ist im Normalfall der oben genannten Gruppe übergeordnet. Sie delegiert typischerweise die Aufgabe und kommuniziert Erwartungen und den zeitlichen Horizont. Wird die Aufgabe nur mangelhaft oder nicht bis zum vereinbarten Termin erledigt, ist dies von dieser Person zu verantworten und sie wird dafür belangt. Die Person ist zumeist ebenso Teil des Projektteams und bekleidet hier eine Führungsrolle.
• Consulted: Mitarbeitende, die in diese Gruppe fallen, haben ein berechtigtes Interesse an der Erledigung der Aufgabe. Sie sind in diesem Sinne Stakeholder und ihre eigene Arbeit wird durch das Ergebnis der Aufgabe beeinflusst. Um dieses möglichst positiv zu gestalten, geben die konsultierten Personen im Vorfeld Input in Form von Anregungen oder Wünschen und stellen nach getaner Arbeit Feedback zur Verfügung. Grundsätzlich sind konsultierte Personen für eine Aufgabe nicht immer zwingend, aber können dennoch einen Mehrwert liefern. Die Anzahl dieser sollte zudem stets nach obenhin begrenzt werden, denn zu viel Input kann zu unnötiger Komplexität führen. In diese Gruppe können andere Mitglieder des Projektteams fallen, die an verwandten Aufgaben arbeiten, aber ebenso Personen außerhalb des Teams, die vom Projektergebnis betroffen sind.
• Informed: Wie die Bezeichnung vermuten lässt, sind Personen dieser Gruppe lediglich darüber informiert, dass eine Aufgabe durchgeführt wird. Genaue Details werden den informierten Personen jedoch erspart. Die Erledigung einer Aufgabe ist wie bei der vorherigen Gruppe von Interesse, jedoch wird darauf kein Einfluss genommen. Typischerweise befinden sich informierte Personen nicht innerhalb des Projektteams. Oft sind diese Teil der Führungsebene im Unternehmen oder Vorgesetzte in Abteilungen oder Teams, die vom Projektergebnis betroffen sind.

Vorteile der RACI-Matrix

• Übersichtlichkeit: Eine RACI-Matrix ist leicht zu verstehen und selbst Mitarbeitende ohne Projekterfahrung finden sich schnell zurecht. Die relevanten Informationen aus der Tabelle sind stets direkt einsehbar.
• Klare Verantwortlichkeiten: Die Verantwortlichkeiten sind klar definiert und für jedes Mitglied des Projektteams immer einsehbar. Somit kann sich niemand seiner Verantwortung entziehen und jede Aufgabe wird gewissenhaft erledigt.
• Schnelle und einfache Erstellung: Aufgrund des einfachen Aufbaus der Matrix wird keine spezielle Anwendung für die Erstellung benötigt. Eine Tabellenanwendung wie Microsoft Excel oder Google Sheets ist völlig ausreichend. Alternativ kann auch einfach zu Stift und Papier gegriffen werden.
• Minimiertes Konfliktpotenzial: Durch ein klares gemeinsames Rollenverständnis und eine klare Zuordnung in der Matrix, wird eine reibungslose Kommunikation ermöglicht. Konflikte wegen unerledigter Aufgaben oder unklarer Verantwortlichkeiten werden vermieden.

Nachteile der RACI-Matrix

• Begrenzter Projektumfang: Bei überschaubaren Projektteams führt die RACI-Matrix in jedem Fall zu mehr Übersichtlichkeit. Falls Sie jedoch unter Personalmangel leiden, wird es unweigerlich dazu führen, dass eine Person mehrere Rollen innehat und beispielsweise sowohl verantwortlich (Responsible) für die Durchführung, als auch für das Ergebnis (Accountable) ist und unter Umständen sogar die Person ist, die das nötige Wissen hat, um den Input zu liefern (Consulted). Auch wenn das Projekt einen gewissen Rahmen sprengt, kann die Übersichtlichkeit verloren gehen. Mit zunehmender Aufgaben- und Personenzahl nimmt auch der Umfang der Matrix zu. Hinterfragen Sie also bei großen Projekten stets, ob eine RACI-Matrix zu mehr Übersichtlichkeit führt oder Verwirrungspotenzial mit sich bringt.
• Undetaillierte Darstellung: Je detaillierter die Darstellung der Aufgaben ist, desto unüberschaubarer wird in der Folge die Matrix. Diese macht häufig also nur Sinn, wenn die Aufgaben nicht zu kleinteilig sind.
• Unzureichende Rollen: Häufig ist eine Zuordnung von einem der vier Buchstaben nicht ausreichend, um die tatsächliche Rolle eines Mitarbeitenden im Projekt zu beschreiben. Die Abgrenzung zwischen den Gruppen ist starr und häufig wird die Matrix nicht der Komplexität von Projekten gerecht. Hier können Anpassungen sinnvoll sein.

Die Nutzung einer RACI-Matrix kann grundsätzlich einen Mehrwert in Ihrem Projekt darstellen. Klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Transparenz sprechen für den Einsatz. Bei kleinen Projekten kann aber der Aufwand, den die Erstellung mit sich bringt, den tatsächlichen Nutzen übersteigen. Auch für sehr umfangreiche Projekte eignet sich die Matrix nur begrenzt, da die Übersichtlichkeit typischerweise verloren geht. Entscheiden Sie also von Projekt zu Projekt, ob die Nutzung einer RACI-Matrix für Sie sinnvoll ist. Nehmen Sie die Matrix als Inspiration, um die Verantwortlichkeiten in Projekten an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Verantwortlichkeiten mit InLoox

In der Projektmanagement-Software InLoox haben Benutzer die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten einfach und effektiv abzubilden. Wir zeigen Ihnen, wie´s geht!

Hier weiterlesen