Warum Deadlines Prokrastination begünstigen

Deadlines nehmen im Projektkontext eine sehr zentrale Rolle ein. Durch sie wird gewährleistet, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Somit können subsequente Aufgaben nach Plan starten und das Projekt wird zum vereinbarten Termin fertiggestellt. Ein Fehlen von Deadlines kann zu einem großen Chaos führen, da eine Abstimmung von Aufgaben und Prozessen nahezu unmöglich wird.

Das Setzen von Deadlines ist ein sinnvolles Instrument im Projektmanagement, das ein gewisses Maß an Struktur gibt. Eine vor Kurzem veröffentlichte Studie der Macquarie Business School in Australien und der University of Otago in Neuseeland wirft jedoch ein anderes Licht auf diese Thematik:

Anhand der Studie wurden zwei überraschende Effekt belegt. Erstens, dass Aufgaben ohne Deadline im Durchschnitt schneller erledigt werden. Zweitens, hat die Aufgabe eine längere Bearbeitungsfrist, nimmt die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe gar nicht erledigt wird, zu. 

Fehlen einer Deadline als Signal der Dringlichkeit

Man könnte vermuten, dass Menschen beim Fehlen einer Deadline denken, dass der Zeitraum für die Bearbeitung relativ lang ist, ähnlich wie bei einer großzügigen Deadline. Dementsprechend würde eine fehlende Deadline zur Folge haben, dass Aufgaben immer wieder aufgeschoben und schlussendlich möglicherweise vergessen werden. In der Praxis ist jedoch das Gegenteil der Fall. Eine fehlende Deadline wird als Signal der Dringlichkeit aufgefasst. 

Die Deadline als Erlaubnis zum Aufschub

Deadlines dienen grundsätzlich als Motivation, Dinge zu erledigen, die man andernfalls aufschieben würde. Dies ist jedoch nicht immer Fall. Ist die Frist nicht knapp genug bemessen, so betrachten Menschen dies als Möglichkeit, eine Aufgabe aufzuschieben, ohne mit negativen Folgen rechnen zu müssen. Prokrastination wird dementsprechend gefördert. Eine längere Deadline kann also bedeuten, dass eine Aufgabe länger aufgeschoben wird. Je länger wiederum dieser Aufschub ist, desto wahrscheinlicher wird es, dass die Aufgabe letztendlich vergessen wird.

Die Existenz einer Deadline führt zu einem von zwei Ergebnissen: Wird die Frist eingehalten, so ist das gut. Wird sie nicht eingehalten, so ist das schlecht. Gibt es hingegen keine Deadline, betrachtet der Mitarbeitende die Güte des Ergebnisses eher als Spektrum: Je früher die Aufgabe erledigt wird, desto besser. Umgekehrt gilt: Je später die Aufgabe erledigt wird, desto schlechter. Somit ist der Anreiz für eine schnelle Abarbeitung ohne Deadline größer, während feste Fristen, die zu weit in der Zukunft liegen, einen Aufschub begünstigen können.

Wann Deadlines verzichtbar sind

1. Der Nutznießer ist jemand anderes

Wenn wir selbst einen Nutzen aus der Erledigung einer Aufgabe ziehen, so können wir besser deren Bedeutung und folglich deren Dringlichkeit einschätzen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist und hauptsächlich eine andere Person von der prompten Erledigung profitiert, so hat die Aufgabe für uns selbst keine große Priorität und es besteht die Gefahr der Prokrastination. Keine Deadline zu setzen kann hier dazu führen, dass man die Aufgabe schnell vom Tisch haben will um sich den eigenen, wichtigen Aufgaben widmen zu können.

2. Die Projektdeadline ersetzt die Aufgabendeadlines

Wenn die Dringlichkeit des Gesamtprojekts auf der Hand liegt und der Mitarbeitende diese ohne großen kognitiven Aufwand erkennen kann, darf auf Deadlines in den Aufgaben verzichtet werden. Wenn das Projekt beispielsweise darin besteht, einen Messeauftritt für eine im kommenden Monat stattfindende Messe zu planen, kann der psychologische Effekt des Weglassens von Deadlines die schnellstmögliche Erledigung der Aufgaben besser sicherstellen, als es strikte Deadlines tun.

3. Wiederkehrende Aufgaben oder kontinuierliche Optimierungen

Auch bei Routineaufgaben oder kleinen Projekten, die zwar sinnvoll, aber nicht dringlich sind, kann auf Deadlines verzichtet werden. Hier ist es sinnvoller in ruhigeren Phasen oder wöchentlich zwei bis drei Stunden eines Tages zu blockieren, um diese Aufgaben abzuarbeiten. Deadlines würden hier nur zu künstlichem Druckaufbau führen, der den oben beschriebenen negativen Effekt des Prokrastinierens oder Ignorierens zur Folge haben kann.

Wie man Deadlines richtig setzt

Auch wenn Deadlines zu Prokrastination führen können, gerade wenn diese nicht sinnvoll festgelegt werden, spielen sie in den meisten Projekten eine entscheidende Rolle. Wenn sich Ihr Projekt nicht für einen Verzicht auf Deadlines eignet, sollten Sie einige Grundregeln für den Umgang mit diesen beachten:

• Vertrauen: Eine gute Vertrauensbasis ist Voraussetzung für den Projekterfolg. Mitarbeitende werden dadurch ermutigt, ihre Probleme zu offenbaren. Dies ist wiederum essentiell für die Einhaltung von Fristen.
• Kommunikation: Legen Sie für Ihre Mitarbeitenden alle relevanten Eckpfeiler des Projekts offen. Durch die Kenntnis aller Ziele, Meilensteine und Fristen können diese die Bedeutung Ihrer Aufgaben selbst besser einschätzen und zum Erfolg des Projekts beitragen.
• Kontrolle: Von einem regelmäßigen Überblick über den Fortschritt der Aufgaben profitieren alle Beteiligten: Mitarbeitende können Ihre Bedenken zur Planung äußern und die Projektleitung kann bei Außerplanmäßigkeiten intervenieren.
• Informieren: Den Mitarbeitenden sollte stets Auskunft über alle projektrelevanten Informationen gegeben werden, worunter letztendlich auch alle Fristen fallen.
• Auslastung: Für die Projektleitung ist es essentiell, Deadlines entsprechend den Kapazitäten der Mitarbeitenden zu setzen. So kann sichergestellt werden, dass der Mitarbeitende dazu in der Lage ist, die Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen, ohne diese unnötig aufschieben zu können.

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