Im Team läuft es nicht rund. Ein Angebot an einen Neukunden bleibt liegen, weil Kollege A sich sicher ist, dass Kollege B das schon längst erledigt hat und umgekehrt. Kollegin C überarbeitet in vielen Arbeitsstunden eine PowerPoint-Präsentation, bis sie schließlich von Kollegen D erfährt, dass das doch der Stand von vor zwei Wochen sei und sich seitdem wichtige Rahmendaten geändert haben.
Was machen produktive Teams anders?
Sabine Pfleger, Mittwoch, 30. Oktober 2013 | Lesedauer: unbekanntUnd dann gibt es Teams, bei denen greift ein Rädchen ins andere wie bei einer gut geölten Maschine. Was machen diese Teams anders? Wiese klappt die Zusammenarbeit im Team bei ihnen so viel besser? Diese fünf Regeln guter Teamarbeit helfen weiter:
1 In erfolgreichen Teams sind Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar verteilt
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Gute Zusammenarbeit im Team lebt davon, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat. Dabei werden oft Verantwortlichkeiten mit Zuständigkeiten verwechselt. Projekt- oder Teamleiter sind dafür verantwortlich, dass Aufgaben rechtzeitig innerhalb des vorgesehenen Budgets und mit der gewünschten Qualität abgeliefert werden. Folglich sollten sie auch in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob alles im Soll liegt. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie die Aufgabe auch gleich selbst umsetzen müssen. Dafür ist in der Regel ein anderes Teammitglied vorgesehen, der oder die Zuständige. Wichtig ist vor allem, dass diese Rollen eindeutig vergeben werden und jedes Teammitglied weiß, für die Umsetzung welcher Aufgaben es zuständig ist. |
2 In erfolgreichen Team ist die Arbeitslast gleichmäßig verteilt
Es ist klar, dass es in jedem Team stressige Phasen gibt, bei denen Teammitglieder am Tag über 100 Prozent ausgelastet sind und Überstunden angesagt sind. Doch wenn dieser Fall zum Dauerzustand wird oder die Arbeitslast sehr ungleich verteilt ist, sorgt das für Unzufriedenheit und schwindende Motivation bei den Mitarbeitern. Höchste Zeit für den Teamleiter also, sich einen Überblick über die Auslastung der Teammitglieder zu verschaffen und Arbeitspakete ggf. umzuverteilen.
3 Erfolgreiche Teams sind immer auf dem neuesten Stand
Die Arbeit auf der Basis von veralteten Informationen und Dokumenten ist ein wichtiger Faktor für den Misserfolg von Teams. Umso wichtiger ist es also, dass alle Kollegen immer auf dem neuesten Stand sind. Ein gemeinsames Dokumentenmanagement hilft dabei, Dokumente zentral abzulegen und zu bearbeiten. So geistern nicht verschiedene Versionen eines Dokuments durch das Unternehmen. Dateien sollten immer projektbezogen abgelegt und mit einem Bearbeitungsstatus versehen sein.
4 Erfolgreiche Teams arbeiten gemeinsam an Ergebnissen
Meilensteine mit festem Fälligkeitsdatum sind wichtige Gliederungspunkte im Arbeitsalltag. Werden sie termingerecht erreicht, zeigt das, dass alles im grünen Bereich ist. Andernfalls sind sie ein wichtiges Frühwarnsystem dafür, dass etwas im Team schief läuft. Das Team legt den Fokus so auf Ergebnisse, die gemeinsam erreicht werden sollen und nicht primär auf den Vorgang, an dem gerade gearbeitet wird.
5 Erfolgreiche Teams kommunizieren viel
Die Leistungen in Teams und Arbeitsgruppen sind deutlich besser, wenn jeder weiß, womit die Kollegen gerade beschäftigt sind. Dabei bedeutet gute Teamkommunikation nicht E-Mail-Ping-Pong und ständige Meetings. Teams können sich moderner Tools bedienen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Oft reicht es aus, einen Vermerk bei einem bearbeiteten Projekt zu hinterlassen. Projektmanagement-Software sorgt dafür, dass Teammitglieder automatisch informiert werden, wenn ein Arbeitspaket abgeschlossen ist. Auch der Projektplan wird automatisch aktualisiert. Das spart Zeit bei Routinekommunikation, die dann für anspruchsvollere Aufgaben frei wird. Tägliche kurze Status-Meetings tragen zusätzlich dazu bei, dass alle über den Zustand des Projektes und die Stimmung im Team im Bilde sind.
Übrigens: Gerade mobile Teams profitieren davon, dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden und auch unterwegs keine Informationen verpassen. InLoox Mobile App für iPhone hilft ihnen dabei. Das Tutorial zur Smartphone-App ist ab sofort online.
