Workshop Ergebnisse in die Tat umsetzen

Vor kurzem hatten wir uns mit der Planung von ergebnisorientierten Workshops beschäftigt. Nun möchten wir auf den nächsten wichtigen Schritt eingehen: Wie können Sie sicherstellen, dass die Ergebnisse Ihres Workshops auch tatsächlich in die Tat umgesetzt werden? In unserem Leitfaden finden Sie die wichtigsten Schritte zur Umsetzung der Workshop-Ergebnisse:

Leitfaden

• Dokumentation der Ergebnisse
• Feedback an alle Workshop-Teilnehmer
• Follow-Up Meeting mit den verantwortlichen Teammitgliedern
• Statusberichte einfordern

Dokumentation der Ergebnisse

Um Workshop-Ergebnisse überhaupt umsetzen zu können, sollten Sie bereits bei der Planung Ihres Workshops eine ausführliche Dokumentation der Ergebnisse bedenken. Hier empfiehlt es sich, eine außenstehende Person, die nicht aktiv am Workshop teilnimmt, zu bitten den Workshop zu protokollieren und die Ergebnisse festzuhalten. Wichtig ist mit der protokollierenden Person vorab abzusprechen, in welcher Form die Dokumentation stattfinden soll. Folgende Arten der Dokumentation sind für Workshops geeignet:

1. Fotoprotokolle

Diese Form der Dokumentation ist eine sehr schnelle Variante, um gemeinsam erarbeitete Ergebnisse auf Flipcharts oder Plakaten als digitale Datei festzuhalten. Die Ergebnisse werden mit dem Smartphone fotografiert und anschließend schnell per E-Mail oder in einem PDF versendet. Sie sollten jedoch beachten, dass Fotoprotokolle meist nicht ausreichen, da sie zum einen unleserlich sein können und zum anderen ggf. nicht alle relevanten Ergebnisse enthalten. Daher ist es ratsam Fotoprotokolle lediglich zur unterstützenden Dokumentation beispielsweise in Kombination mit individuellen Zusammenfassungen einzusetzen.

Tipps zur Umsetzung: Um Fotoprotokolle übersichtlich zu gestalten empfiehlt es sich, alle Fotos mit demselben Dateinamen zu versehen und fortlaufend zu nummerieren. So stehen sie beim Empfänger im Explorer alle untereinander und können der Reihe nach geöffnet werden. Alternativ können alle Fotos in einer einzigen Datei, wie einem Word- oder PowerPoint-Dokument, gespeichert werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie zusätzliche Erläuterungen oder Überschriften hinzufügen können und die Empfänger nur eine Datei öffnen brauchen, um alle Fotos der Reihe nach anzusehen. Aus dem Word-Dokument bzw. PowerPoint-Dokument sollte nach Fertigstellung am besten eine PDF-Datei erstellt werden.

2. Mindmaps

Bei dieser Art der Dokumentation werden handschriftliche oder getippte Protokolle in eine übersichtliche und gut lesbare Struktur gebracht. Das erneute Abschreiben und Strukturieren aller Inhalte ist zwar sehr zeitaufwendig, lohnt sich aber, da es eine gute Basis für die anschließende Umsetzung schafft. Je nach Umfang der Ergebnisse kann es ausreichend sein lediglich Mindmaps zur Dokumentation zu nutzen oder diese Möglichkeit mit einem ausführlichen Textdokument zu kombinieren.

Tipps zur Umsetzung: Mittlerweile gibt es viele Mindmap-Programme, die das Erstellen von Mindmaps extrem erleichtern. Hierbei ist zum einen MindManager stark verbreitet, zum anderen bietet ggf. Ihre Projektmanagement-Software bereits eine Mindmap-Funktion. Beispielsweise können Sie mit der InLoox Projektmanagement Software schnell und einfach Mindmaps erstellen und diese anschließend in eine Word- oder PowerPoint-Datei exportieren. Zusätzlich können Mindmap-Inhalte in Aufgaben umgewandelt oder in die Projekt-Planung kopiert werden. Dies ist besonders hilfreich, um die anschließende Umsetzung von Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuzuteilen und damit voranzutreiben.

3. Individuelle Zusammenfassungen in Textform

Diese Variante der Dokumentation ist wahrscheinlich die aufwändigste, da alle protokollierten Stichwörter in ganze Sätze formuliert und zusätzliche Informationen ergänzt werden müssen. Dennoch handelt es sich auf Grund der hohen Verständlichkeit und Ausführlichkeit um die am häufigsten genutzte Art der Dokumentation.

Tipps zur Umsetzung: Bevor damit begonnen wird alles abzutippen, sollte zuerst eine Struktur aufgestellt werden und überlegt werden welche Punkte wirklich relevant für die Teilnehmer sind. Hier wäre es ggf. interessant Fotoprotokolle oder Mindmaps zur Veranschaulichung einzubauen oder anzuhängen. 

Feedback an alle Workshop Teilnehmer

Nachdem die Ergebnisse in eine übersichtliche, gut aufbereitete und leserliche Form gebracht wurden, kann die Dokumentation an alle Workshop-Teilnehmer versendet werden. Dies sollte möglichst innerhalb einer Woche nach dem Workshop erfolgen, da der Workshop zu diesem Zeitpunkt noch bei allen Teilnehmern im Gedächtnis ist und mit der Umsetzung der Ergebnisse zeitnah begonnen werden kann.

Follow-Up-Meeting mit den verantwortlichen Teammitgliedern

Im Anschluss an den Ergebnisversand, vereinbaren Sie ein Follow-Up-Meeting mit den für die Umsetzung verantwortlichen Teammitgliedern. In diesem Meeting besprechen Sie gemeinsam das weitere Vorgehen und stellen ggf. einen Maßnahmenplan auf, wenn dieser nicht bereits im Workshop definiert wurde. Der Maßnahmenplan ist eine Art To-Do-Liste, die alle Aufgaben und Aktivitäten zur Umsetzung der Ergebnisse, enthält. Hier ist es wichtig, dass die Maßnahme auch realistisch ist und ausführlich beschrieben wird. (mehr zum Maßnahmenplan)

Statusberichte einfordern

Sollten Sie selbst den Status der Maßnahmen nicht regelmäßig abfragen können, bestimmten Sie ein Teammitglied, das in bestimmten Intervallen die Maßnahmenumsetzung kontrolliert. Eine weitere Möglichkeit ist es in den regelmäßigen Teammeetings einen kurzen Statusbericht einzufordern.