Zeiterfassung scheidet im Projektmanagement noch immer die Geister. Im Beitrag erfahren Sie, warum für das Thema so wenig Akzeptanz herrscht und, welche Vorteile Zeiterfassung - richtig eingesetzt - für Unternehmen und Mitarbeiter mit sich bringen kann.
Spätestens seit dem EuGH-Urteil in 2019 wird das Thema Zeiterfassung stark diskutiert. Doch im Projektmanagement scheidet das Thema schon einige Jahre die Geister: Denn hier geht es nicht nur um die Erfassung der grundlegenden Arbeitszeit, sondern vielmehr um die Buchung von Zeiten für spezifische Aufgaben. Ziel der Unternehmen ist es hierbei im Nachgang geschätzte und gebuchte Aufwände zu vergleichen und so Prozesse und Workflows zu optimieren. Dabei befürchten viele Projektmitarbeiter, dass diese granulare Zeiterfassung es ermöglicht, die Effizienz von Ressourcen zu vergleichen. Unabhängig vom Ergebnis der Arbeit wird befürchtet der Mensch werde losgelöst vom Ergebnis der Arbeit wie eine Maschine auf den Faktor Zeit reduziert. Mitarbeiter fürchten also, nur nach ihrer Effizienz beurteilt zu werden und haben Angst vor totaler Überwachung.
Kennen Sie schon unseren Grundlagen-Guide für Zeiterfassung in Projekten?
Hier mehr erfahren: Projektzeiterfassung einfach erklärt
Viele Unternehmen entscheiden deshalb nach ausführlichen Diskussionen mit dem Betriebsrat nach folgender Devise: Die Arbeitszeit wird erfasst, um Mehrarbeit zu tracken, aber die granulare Erfassung von Aufwand auf Projekten oder gar Aufgaben wird schlichtweg untersagt. Die Angst der Mitarbeiter ist sehr gut nachvollziehbar, wenn der Arbeitgeber genau das Ziel verfolgt, ineffiziente Ressourcen zu identifizieren und, provokant formuliert, zu eliminieren. Diese Unternehmen gibt es.
Die Mehrheit der Arbeitgeber und Vorgesetzten interessiert es jedoch viel mehr, wo Ineffizienz entsteht, um diese dann durch das Verändern der Rahmenbedingungen zu reduzieren. Werden die Rahmenbedingungen verbessert, ist dies in den meisten Fällen auch im Sinne Mitarbeiter. Damit dies möglich ist und, um zu erkennen wofür wie viel Zeit aufgewendet wird, wird eine Datenbasis benötigt. Diese liefert der erfasste Zeitaufwand. Im nachfolgenden Beispiel wird illustriert, welche Verbesserungen ein positiver Zugang zu Zeiterfassung sowohl im Projektmanagement, als auch im gesamten Arbeitsalltag bringen kann.
Nehmen wir an Ihr Vorgesetzter fragt Sie, wie viel Arbeitszeit im vergangenen Jahr in die Messe- und Event-Organisation geflossen ist. Wenn Sie die Aufwände dafür nicht erfasst haben, können Sie nur eine sehr subjektive Einschätzung geben. Diese wird oft nicht nur von der tatsächlich empfundenen Arbeitszeit beeinflusst, sondern auch davon wie gut die Veranstaltungen gelaufen sind und als wie belastend Sie die damit verbundenen Aufgaben empfunden haben.
Ihr Antwort könnte also lauten: "Genau kann ich den Aufwand nicht beziffern, aber er hat sich gelohnt, obwohl es stressig war". Oder die Antwort lautet: "Das hat irre viel Zeit gekostet, war sehr anstrengend und hat eigentlich nicht viel gebracht". Beide Aussagen geben keine Antwort auf die Frage nach dem Aufwand. Und noch viel schlimmer, keine Antwort liefert belastbare Informationen darüber:
Ohne diese Informationen können Sie und Ihr Vorgesetzter weder die zukünftige Planung optimieren, noch die wirklich lukrativen Veranstaltungen identifizieren, oder für zusätzliche Ressourcen argumentieren. Nun argumentieren einige, dass es doch völlig ausreicht, wenn die Mehrarbeit erfasst wird. Überstunden sind doch aussagekräftig genug, um zu zeigen, dass der Aufwand sehr hoch war. In der Realität arbeiten Sie jedoch nicht nur an einem Projekt, sondern an mehreren Projekten, die sich meist überschneiden oder oftmals parallel laufen. Und das Tagesgeschäft haben Sie ja auch noch. Wie soll man nun unterscheiden, welches Projekt so viel Aufwand generierte, dass es zu Überstunden kam?
"Die Zeiterfassung sollte also vielmehr als ein Instrument, welches Planung und Ressourcen-Verteilung verbessert und hilft, die Projekte zu identifizieren, die im Vergleich zum Aufwand Mehrarbeit generieren, verstanden und auch so eingesetzt werden.
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Wie können Vorgesetzte diesen Ansatz glaubhaft vermitteln? Im zweiten Beitrag dieser Reihe finden Sie drei Tipps, mit denen Sie die Akzeptanz für Zeiterfassung in Ihrem Team/Unternehmen steigern können.
Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 21.12.2017: Zeiterfassung im Projekt: So schaffen Sie Akzeptanz im Team
Autor: Carola Moresche