Richtig eingesetzt kann Zeiterfassung die Planung und Ressourcen-Verteilung in Projekten verbessern. Mit unseren drei Tipps schaffen Sie mehr Akzeptanz für Zeiterfassung in Projekten und die Basis, um Prozesse und Abläufe für künftige Projekte zu optimieren.
Im ersten Beitrag dieser Reihe sind wir zu dem Schluss gekommen, dass Zeiterfassung als ein Instrument, welches Planung und Ressourcen-Verteilung verbessert, verstanden und auch so eingesetzt werden sollte. Denn Zeiterfassung hilft die Projekte zu identifizieren, die im Vergleich zum Aufwand Mehrarbeit generieren.
Kennen Sie schon unseren Grundlagen-Guide für Zeiterfassung in Projekten?
Hier mehr erfahren: Projektzeiterfassung einfach erklärt
Wie können Vorgesetzte diesen Ansatz nun glaubhaft vermitteln? Verabschieden Sie sich zuerst von diesen Meinungen:
Diese beiden Annahmen sind der Grund, warum Zeiterfassung im Projekt ein rotes Tuch ist. Überlegen Sie sich die Implikationen. Wird angenommen, dass ein Mitarbeiter, ineffizient ist, der für die Erledigung seiner Aufgabe mehr Aufwand bucht als ursprünglich geplant, gehen Sie automatisch davon aus, dass der Mitarbeiter faul oder ungeeignet ist. Im Umkehrschluss setzen Sie schnelles Arbeiten mit gutem Arbeiten gleich. Zeiterfassung im Projekt soll und kann jedoch weder der Überprüfung der Anwesenheit dienen, noch kann sie Basis für die Beurteilung der Leistung sein.
Um diese Falle zu vermeiden, setzen Sie die erfassten Aufwände in den Aufgabenkontext beziehungsweise in den Projektkontext. Dadurch entschärften Sie die Analyse der Soll-Ist-Auswertungen. Der Fokus wandert vom oberflächlichen Ergebnis der Zeiterfassung hin zu den Gründen für den zu hohen oder zu geringen Ist-Aufwand.
Das werden Sie nur herausfinden, wenn Ihnen die Mitarbeiter erläutern, weshalb sie für eine Aufgabe nicht die veranschlagten vier, sondern sechs Stunden benötigt haben.
Machen Sie Ihrem Team klar, dass die Zeiterfassung dabei helfen soll, so genau wie möglich festzustellen, welche Planungsschritte z.B. durch Abstimmungsaufwände verzögert wurden. Oder in welchen Phasen temporär zusätzliche Ressourcen benötigt werden, die dann wieder frei werden. Von diesen Erkenntnissen lassen sich einfach Handlungsempfehlungen für künftige Projekte ableiten, die wirklich zur Verbesserung der Prozesse beitragen können.
Wenig glaubhaft ist es dagegen, wenn eine Führungskraft die Mitarbeiter dazu auffordert, ihre Aufwände zu erfassen und dies damit begründet, die zukünftige Planung verbessern zu wollen - aber keine Erkenntnisse ableitet und Maßnahmen umsetzt.
Sobald Ihre Mitarbeiter ihre Aufwände konsequent auf Aufgaben und Projekte buchen, wird nach einiger Zeit ersichtlich, welche Prozesse verbessert oder sogar abgeschafft werden müssen. Es wird also auch der Projektleitung ein Spiegel vorgehalten, der offenbart, wo es in der Planung, Ressourcen-Verteilung und Steuerung hakt.
Reagieren Sie hier so, wie Sie es auch von Ihren Mitarbeitern erwarten: mit einem offenen und unvoreingenommen Blick für Optimierungen. Ganz wichtig: Die sinnvolle Zeiterfassung von Arbeitsaufwänden funktioniert nicht nur nach dem Top-Down-Prinzip. Die Führungskraft sollte mit positivem Beispiel vorangehen, um dem Mitarbeiter die Angst davor zu nehmen.
Ursprünglich erschienen im projektmagazin Blog am 21.12.2017: Zeiterfassung im Projekt: So schaffen Sie Akzeptanz im Team
Autor: Carola Moresche