Zeitfresser identifizieren mit der InLoox Stoppuhr

Um effizienter zu arbeiten, also die Aufgaben richtig anzupacken und damit das gewünschte Ziel möglichst schnell und mit geringem Aufwand zu erreichen, sollten Sie Ihre alltäglichen Zeitfresser enttarnen. Nur so können Sie ineffiziente Angewohnheiten beseitigen und Ihre Arbeitszeit zielführend nutzen.

Was sind eigentlich Zeitfresser?

Jeder spricht heutzutage von Zeitfressern und unzählige Artikel mit Tipps und Ratschlägen zum Thema Zeitmanagement schwirren im Netz herum. Doch was sind Zeitfresser überhaupt genau? Natürlich sitzen Zeitfresser nicht unter Ihrem Schreibtisch und essen Ihre Zeit auf. Sie führen jedoch dazu, dass Sie Ihre zur Verfügung stehende Zeit nicht so nutzen, wie Sie sollten oder wollten. Zeitfresser sind also Tätigkeiten, die Sie davon abhalten Ihre Zeit in die wichtigen Aufgaben zu investieren. Im Netz werden Sie auf viele Top 10 Listen der größten oder häufigsten Zeitverschwender stoßen, jedoch sind Zeitfresser eigentlich von Person zu Person unterschiedlich und sehr individuell. Deswegen ist es auch sehr schwierig eine allgemeingültige Aussage zu treffen, welche Zeitfresser Sie nun aktiv „bekämpfen“ sollten.

Wir haben Ihnen hier eine kleine Übersicht, die jedoch keine Allgemeingültigkeit hat, von möglichen Zeitfressern zusammengestellt:

• Fehlende Prioritäten
• Langatmige Meetings ohne zeitliche und inhaltliche Zielsetzung
• Die Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
• Ausgedehnter Klatsch und Tratsch mit den Kollegen
• Das Smartphone
• Perfektionismus
• Aufschieben von unangenehmen Aufgaben
• Die Unfähigkeit zu Delegieren
• Aufgaben nicht zu Ende führen

Vielleicht erkennen Sie einige Ihrer schlechten Angewohnheiten in dieser Liste wieder, vielleicht auch nicht. Wie bereits gesagt, handelt es sich bei Zeitfressern um eine sehr individuelle Angelegenheit. Deshalb werden Ihnen die Standard Top 10 Listen wahrscheinlich nicht viel weiterhelfen. Nach kurzem Lesen, haben Sie die Inhalte der Liste bereits vergessen, widmen sich wieder Ihren Aufgaben und fallen zurück in Ihre alltägliche Routine. 

Identifizieren Sie Ihre individuellen Zeitfresser

Deshalb ist es so wichtig, die eigenen Zeitfresser aktiv zu identifizieren, um sich diesen anschließend tatsächlich bewusst zu sein. Nur so wird es Ihnen gelingen Ihre Routine zum Positiven zu ändern. Keine Panik, um Zeitfresser zu enttarnen, müssen Sie nicht stundenlang Brainstorming betreiben oder über Ihre Arbeitsweise nachdenken. Es ist eigentlich ganz einfach:

Nutzen Sie beispielsweise Ihre in InLoox 9 für Outlook integrierte Stoppuhr, eine normale Stoppuhr oder den Zeitfressermesser des KarriereSPIEGEL. Damit nehmen Sie die Zeiten, die Sie für Ihre jeweiligen Tätigkeiten an einem regulären Arbeitstag brauchen, auf und notieren anschließend den Zeitaufwand für jede einzelne Aufgabe oder speichern diese in einem eigenen InLoox Projekt. Am Ende erhalten Sie eine übersichtliche Liste mit den entsprechenden Zeiten für Ihre Tätigkeiten. Anhand dieser können Sie nun erkennen, für welche Aufgaben Sie die meiste Zeit verwendet haben. Zählt zu diesen zeitintensiven Tätigkeiten auch Facebook oder der Blick auf Ihr Smartphone? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben bereits Ihren ersten Zeitfresser identifiziert!

Gehen Sie Ihre Liste Schritt für Schritt durch und überprüfen Sie, ob die aufgewendete Zeit auch im richtigen Verhältnis zur jeweiligen Priorität der Aufgabe steht. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie, um effizienter zu werden, an diesem Punkt Ihre Arbeitsweise ändern. Vielleicht enthüllt diese Methode auch Gründe, warum Ihre Aufwandsschätzungen für Ihre Projekte manchmal unzutreffend sind. Sie eignet sich nämlich auch hervorragend, um U-Boot-Aufgaben zu enttarnen. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die in keinem Meeting abgestimmt wurden, sondern die Ihnen Chefs und Kollegen im Vorbeigehen zuschanzen.

So nutzen Sie die Stoppuhr in InLoox 9 für Outlook

1. Öffnen Sie die Registerkarte INLOOX NOW oder INLOOX PM und klicken Sie auf die Schaltfläche Stoppuhr.

 

2. Daraufhin öffnet sich die Stoppuhr rechts unten in einem kleinen Fenster:

• Klicken Sie auf Start, um die Zeit für eine Aufgabe zu stoppen.
• Klicken Sie auf Pause, um die Zeitmessung zu pausieren.
• Sollten Sie die Stoppuhr auf null zurücksetzen wollen, wählen Sie die Schaltfläche Zurücksetzen aus.
• Gehört die erledigte Aufgabe zu einem bestimmten Projekt, können Sie die aufgewendete Zeit auch direkt in diesem Projekt verbuchen. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche Zeit verbuchen. 

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Mehr Informationen und Tipps lesen Sie in unserem passenden Whitepaper:

Whitepaper: Schluss mit Zeitfressern