Bechtle-Comsoft GmbH

Mitarbeiterentlastung dank Projektmonitoring

Bechtle-Comsoft profitiert von mehr Übersicht und Agilität   

Bechtle-Comsoft GmbH ist ein IT-Dienstleistungs- und Handelsunternehmen, welches sich auf die Umsetzung von Software Asset Management (SAM) Lösungen spezialisiert hat. Das Unternehmen ist eine 100 prozentige Tochter der Bechtle AG, welche sich als Anbieter von Systemlösungen und IT-Vertrieb einen Namen gemacht hat. Das Kerngeschäft von Bechtle-Comsoft sind Beratungsprojekte rund um das Software Asset Management sowie der Vertrieb der entsprechenden Lösungen. In der Regel laufen zahlreiche Projekte, an denen unterschiedliche Mitarbeiter der Bechtle-Comsoft beteiligt sind, parallel. Bei mittlerweile 70-80 parallellaufenden Projekten mangelte es an Transparenz, Kommunikation, und der Dokumentenaustausch via Mail kam an seine Grenzen. Lars Reifegerste, Senior SAM Consultant der Bechtle-Comsoft: “Es gab keine übersichtliche Darstellung der Software Asset Management Projekte mehr – auch nicht der beteiligten Consultants inklusive deren jeweiligen Zeitaufwand. Auch das manuelle Einpflegen der Einsatzzeiten war aufwändig – musste aber sein, weil diese Zeitangaben die Grundlage unserer Rechnungsstellung bilden.“

Outlook-Integration ist das A&O

Um diese Situation zu ändern, definierten Reifegerste und seine Kollegen ein konkretes Anforderungsprofil an eine Softwarelösung, die die zukünftige Basis der einzelnen Projekte bilden sowie als zentrale Plattform zum Austausch von Dokumenten- und Informationen dienen sollte. Es stellte sich heraus, dass man eine Lösung benötigte, die möglichst tief in die Office-Welt, idealerweise in Outlook, integriert ist. Wunsch war es außerdem, dass die Software ohne größeren Aufwand an Bedürfnisse der Bechtle-Comsoft angepasst werden konnte.

Bei der Recherche stieß Reifegerste auf InLoox und fühlte sich sogleich von den Features, der leichten Bedienbarkeit, den individuellen Konfigurationsmöglichkeiten und vor allem von der Integration in Outlook angesprochen. Gemeinsam mit dem Leiter der SAM Consultants, Stefan Arets, und der Geschäftsleitung nahm er InLoox unter die Lupe und entschied sich schließlich für einen konkreten Testlauf, den er mit insgesamt 18 Consultants und zwei Kollegen aus der internen Abwicklung realisierte. Der Test fand aber nicht etwa in einer isolierten Umgebung statt, sondern wurde im Rahmen eines konkreten Kundenprojekts realisiert. Man habe unmittelbar sehen wollen, ob InLoox den Anforderungen in der Realität genüge, erinnert sich Reifegerste. Zur Freude aller Beteiligten verlief der Test völlig reibungslos. Alles in allem waren die Tester von der Lösung überzeugt, nicht nur weil sich in InLoox die Arbeitszeiten sehr einfach erfassen und Projekten zuordnen lassen und auf Knopfdruck Projektstatus und Mitarbeiterauslastung erkennbar sind. Beeindruckt zeigten sie sich vor allem von den Effekten, die sich durch das Einpflegen von Informationen und Dokumenten in das System erzielen lassen. SAM Leiter Stefan Arets sagt: „Die Personaleinsatzplanung und Steuerung der Projekte ist durch die Auslastungsanzeige leichter zu realisieren und reduziert einerseits eine Überbelastung der Mitarbeiter, andererseits die Wartezeiten auf Seiten des Kunden.“

Echtzeitreportings sorgen für Planungssicherheit

Nach diesen positiven Erfahrungen wurde InLoox innerhalb von drei Monaten ausgerollt. Acht SAM Consultants nutzen die Software inzwischen, um ihre Projekte zu planen, umzusetzen, zu analysieren, zu steuern und zu dokumentieren. Zumeist wird das Tool verwendet, um die einzelnen Arbeitspakete und die involvierten Kollegen zu visualisieren und zu dokumentieren. Dabei spielen vor allem die Zeiterfassung und die Dokumentenablage eine wichtige Rolle. Um bei den Projekten auch eine nachhaltige Dokumentation zu gewährleisten, nutzen Reifegerste und seine Kollegen verstärkt die Listenübersicht der Dokumentationen. Außerdem erfolgt über InLoox die gesamte Vertragsverwaltung – vom Angebot über die Vertragsgenerierung bis hin zum Abschluss und Verlängerungen. In diesem Zusammenhang kommt der Reportdesigner zum Einsatz, von welchem man sich bei Bechtle-Comsoft allerdings noch ein paar weiterführende Features wünscht.

Inzwischen ist es üblich, dass mehrere Consultants gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ihre Daten individuell einpflegen, ihre Arbeit dokumentieren und damit die Grundlage für eine zuverlässige Rechnungstellung liefern. Zudem gibt es positives Feedback von der Geschäftsleitung: Sie kann den Status der Projekte in Echtzeit abrufen und ist so stets über den Projektfortschritt informiert. Die Projektverantwortlichen wiederum sehen auf einen Blick, welcher Consultant noch Kapazitäten hat beziehungsweise überlastet ist, und können proaktiv entsprechende Maßnahmen einleiten.

Spürbare Zeitersparnis und weniger Stress

Den größten Nutzen bringt InLoox den SAM Consultants. In der Vergangenheit waren sie sowohl für die Projektsteuerung als auch die Projektdokumentation verantwortlich. Dadurch bestand das Risiko der Überlastung und Intransparenz. Durch InLoox können die SAM Consultants erstmals ein agiles Projektmanagement aufsetzen. Dadurch ist Bechtle-Comsoft in der Lage, kurzfristig zu reagieren und Ressourcen zwischen den Projekten zu verschieben – einfach und übersichtlich nachvollziehbar in InLoox. So werden Fehler vermieden, Mitarbeiter entlastet und Projekte schneller abgeschlossen.

Hinzu kommt, dass die leitenden Consultants die Projektarbeitsstunden nicht mehr aufwändig in verschiedenen Listen und Übersichten eingeben müssen. Sie tragen den von ihnen betriebenen Aufwand jetzt unmittelbar im Projekt ein.

Das Ergebnis:

Dauerte die Rechnungsstellung in der Vergangenheit zwischen 4-5 Stunden, sind es nach der Einführung von InLoox gerade noch 20 Minuten. Reifegerste: „Mit InLoox sind wir in der Lage Überauslastungen rechtzeitig zu erkennen, können flexibel auf kurzfristige Änderungen eingehen, benötigen weniger Zeit für die Zeiterfassung und sorgen so an vielen Stellen für spürbare Entlastung.“ Inzwischen ist Bechtle-Comsoft sogar noch einen Schritt weitergegangen und setzt InLoox now! ein – die Cloudversion der bewährten Lösung. Mit dieser Lösung kann jetzt noch flexibler gearbeitet werden und auch die Datensicherheit ist gewährleistet. InLoox now! wird in der Microsoft Deutschland Cloud gehostet.