BIA Gruppe

Automobilzulieferer managt Großprojekte:

BIA Gruppe plant und koordiniert den Um- und Neubau von Produktionsanlagen

Beim Planen ihres Großprojekts verschafft sich die BIA Gruppe mit InLoox einen Überblick, um die Termine aller Gewerke für die Um- und Neubauaktivitäten zu koordinieren. 

Ob innen oder außen, glänzend oder matt, ob für funktionelle oder dekorative Zwecke. Bei Automobilen werden verchromte Bauteile seit langem eingesetzt, um mit dieser Veredelung einen Unterschied auszumachen. Die BIA Gruppe beliefert Automobilkunden mit veredelten, konstruktiv anspruchsvollen und technisch durchdachten Bauteilen für Interieur und Exterieur. Das Unternehmen produziert am Hauptsitz in Solingen sowie in mehreren Werken weltweit. 

Auf dem Weg zu umweltschonenden Produktionsprozessen

Galvanisieren ist ein komplexer Produktionsprozess zur Oberflächenveredlung, der zudem strengen gesetzlichen Auflagen unterliegt. Nachdem Produktionsverfahren und Design längst zu strategischen Wettbewerbsfaktoren in der Automobilbranche zählen, wird nun der Umweltschutz immer wichtiger. So verlangt die EU-Verordnung REACh (Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung von Chemikalien), dass künftig nur noch alternative Chrom(III)-Verfahren erlaubt sein werden. BIA hat es sich zum Ziel gesetzt, dass die Anlagen modernsten Standards entsprechen und selbstverständlich sämtliche Umweltauflagen erfüllen. Darüber hinaus ist es unternehmerisches Selbstverständnis von BIA, die eigenen Prozesse und Verfahren kontinuierlich zu optimieren. Um REACh proaktiv zu erfüllen, rüstet die BIA Gruppe ihre bestehenden Chrom-Produktionsanlagen in Deutschland derzeit um.

Im Jahr 2020 hat BIA mit der komplexesten Aufgabe begonnen: dem Um- und Neubau der ältesten Bestandsanlage des Hauptsitzes in Solingen. Bis 2022 soll dies abgeschlossen sein. Anschließend folgen drei weitere Anlagen. „Solch ein Großprojekt umfasst viele Beteiligte und Gewerke, die es alle mit einzubeziehen gilt: Vom Boden über Dach, Stahlbau und Brandschutz bis hin zur Abwasserbehandlung muss alles nachvollziehbar sein. Große Baumaßnahmen müssen zeitlich getaktet sein. Mit unseren vormals verwendeten Excel-Tabellen wäre es schwierig, alle beteiligten Personen immer gleich einzubinden, auch weil viele Besprechungen nur wenig digitalisiert waren“, schildert Johannes Knott die Ausgangslage. Knott ist bei BIA für die Koordination dieses Großprojekts mitverantwortlich, zunächst als Trainee im Bereich Internationales Produktionsmanagement, inzwischen als Betriebsingenieur. 

Übersichtlichere Planung

BIA hatte sich 2020 entschieden, als Projektmanagement-Lösung InLoox einzusetzen, um drei Anforderungen zu erfüllen: Im Hinblick auf die vielen Schnittstellen bei den Großprojekten ist eine übersichtlichere Planung nötig. Auf die Informationen sollten mehrere Personen gleichzeitig zugreifen können, wobei die Daten an einem zentralen Ort integriert sind. Die Lösung wurde von BIA gewählt, weil sie gut in die tägliche Arbeit mit Outlook integriert ist, die Projektdaten daraus zentral abrufbar sind und sie außerdem im Vergleich zu anderen, wie beispielsweise MS-Project, kostengünstiger ist. 

„Das Besondere an unserer Lösung ist das Tracking und die Koordination von Großprojekten. Dabei müssen wir die gleichzeitige Interaktion von vielen verschiedenen Abteilungen und Bereichen abbilden“, so Knott. Dazu ist ein wöchentlicher Regeltermin angesetzt, an dem die Informationen aus den Unterprojekten aufbereitet werden. In den Unterprojekten sind die Daten zu den jeweiligen Gewerken abgelegt. Die Unterprojektleiter müssen alles auf dem Schirm haben. Während es früher schwierig war, Informationen zusammenzutragen, lassen sich Fragen heute leicht beantworten: Wer macht was? Oder: Wo bekomme ich was von wem? Mit der Lösung können sie die Projektdaten strukturiert sammeln, die Aufgaben effektiver managen und die Schnittstellen besser aufzeigen. 

Insgesamt nutzen 28 Führungskräfte und Projektmitglieder bei BIA die Projektmanagement-Lösung. Neben den vier Geschäftsführern sind dies die Verantwortlichen in den Bereichen Betriebsleitung, Instandhaltung und Gebäudemanagement, IT-Entwicklung sowie in Fachabteilungen wie Galvanik, Spritzguss und Endprüfung. Seit 2021 zählen auch drei Personen am neuen Standort in Mexiko dazu. 

"Alle haben einen Plan"

„In InLoox können wir überlegen, wie wir die Baumaßnahmen zeitlich umsetzen: Indem wir die Termine aus den einzelnen Bereichen erfassen und mit den jeweiligen Gewerken koordinieren sowie mit den Zulieferern abstimmen“, sagt Knott. Die Termine, die von den jeweiligen Gewerken eingegeben werden – zum Beispiel Boden, Dach, Stahlbau – bilden die Grundlage, um den Sachstand aufzuzeigen. Sämtliche Details aus den Unterprojekten werden in einem Gesamtplan veröffentlicht. Zum Beispiel die komplexe Abwasserbehandlung, die IT-Anbindung oder etwa der Brandschutz, der sich in die Aufgaben Entrauchungs-, Sprinkleranlagen und Meldeanlagen gliedert. „Alle können auf den Plan zugreifen. Da sämtliche Termine dokumentiert sind, braucht nicht jeder Beteiligte vor Ort zu sein. Ohne InLoox wäre es schwieriger, alle ins Boot zu holen“, sagt Knott. Allerdings ist die Projektmatrix laut Knott so groß, dass sich der Gesamtplan nicht einmal mehr auf einem DIN/A0-Großformatdrucker gut leserlich ausdrucken lässt. Hier sucht man noch nach einer optimalen Präsentationsvariante, um das komplexe Gesamtprojekt darstellen zu können. 

Die Vorteile der Lösung für die BIA Gruppe bestehen im Wesentlichen aus dem Gewinn an Transparenz, dem zentralen Tracken aller gesammelten Informationen an einem Ort, dem Schnittstellenmanagement und der zeitlichen Eingliederung aller baulichen Maßnahmen. Die Geschäftsführung kann sich sofort einen Überblick verschaffen. „Den Um- und Neubau planen wir seit Jahren. Daher wäre es immer kritisch, wenn die Produktion stillstehen würde“, sagt Knott. 

Darüber hinaus lassen sich die Daten auch für künftige Projekte heranziehen und gegebenenfalls anpassen. Schließlich sollen, nachdem der Um- und Neubau von der ersten Anlage im April 2022 abgeschlossen sein wird, an drei weiteren Anlagen weitere Umbauprojekte folgen. Ferner ist geplant, auch internationale Projekte in Mexiko, China und der Slowakei einzubinden.