Dr. Loges

Transparenter Produktenwicklungsprozess

Wie Dr. Loges Produkte schneller zur Marktreife bringt

Der mittelständische Pharmahersteller Dr. Loges nutzt seit 2020 die Projektmanagement-Lösung InLoox PM. Mit dem Ziel: die komplexen Prozesse aller Produktneuentwicklungen transparenter darzustellen und die Produkte schneller und plangemäß auf den Markt zu bringen.

Dr. Loges + Co. GmbH entwickelt und produziert pflanzliche und homöopathische Arzneimittel sowie Nahrungsergänzungsmittel. Als Innovationsführer steht das Familienunternehmen vor der permanenten Herausforderung, neue Produkte rechtzeitig und schneller als Wettbewerber auf den Markt zu bringen. Derzeit umfasst das Angebot rund 75 Produkte in Deutschland, Österreich und den skandinavischen Ländern – und soll weiter wachsen.

2020 hatte sich das Unternehmen nach einer Lösung für die Neuproduktentwicklung umgesehen, mit der sich Aufgaben und Prozesse übersichtlich managen sowie die Koordination zwischen den Teams verbessern lassen. Der Grund: Die bis dato erfolgte Excel-Planung war mit einem zu großen Pflegeaufwand verbunden.

„Meine Hauptaufgabe ist es, spezialisierte neue Produkte zu entwickeln und auf den Markt zu bringen, und nicht das Verwalten von Projekten“, begründet der Leiter des Portfoliomanagements Michael Stein die Entscheidung der Dr. Loges + Co. GmbH für InLoox. „Daher möchte ich möglichst wenig Zeit für die Administration der Projekte aufwenden – maximal ein bis zwei Stunden pro Woche.“ Einen deutlichen Vorteil sieht Stein in der Verknüpfung der InLoox-Systemlösung mit Outlook, wodurch alle Projektmitglieder diese weitgehend intuitiv nutzen können. Zudem ist sie in Art und Funktionsumfang sehr gut auf die Komplexität und Projektgröße bei Dr. Loges zugeschnitten.

Die Projektmanagement-Lösung unterstützt hauptsächlich die Produktneueinführungen im Rahmen des Stage-Gate-Prozesses, darüber hinaus auch Projekte wie Arzneimittel-Zulassungsaktivitäten, Prüfvorhaben, strategische Projekte zu Roh- und Wirkstoffen sowie Einzelprojekte im (Digital-)Marketing, wie das Management der verschiedenen Dr. Loges-Homepages in den jeweiligen Ländern.

Planung der Neuprodukt-Entwicklungsprozesse mit laufend 8 bis 10 Projekten  

An der Entwicklung neuer Produkte sind zirka 35 der 170 Mitarbeitende des Pharmaherstellers in verschiedenen Abteilungen beteiligt, die sich von Projekt zu Projekt teilweise unterscheiden. Im Vordergrund steht die Planung, bei der die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben mit Gantt-Diagrammen dargestellt werden. Jedes neue Produkt, dessen Neueinführung bei Dr. Loges 127 Aufgaben erfasst, wird in einem separaten Projekt abgebildet und geplant. Jährlich sind es derzeit parallel acht bis zehn Projekte, die Stein und sein Mitarbeiter jeweils als Projektleiter steuern.

Neben der transparenten Darstellung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den Projekten ist die Benachrichtigungsfunktion für die Projektleiter von zentraler Bedeutung. Denn nur so wissen alle am Prozess beteiligten Personen, wann sie mit der Bearbeitung ihrer anstehenden Aufgaben beginnen müssen. Alle Projektmitglieder müssen ihre Aufgaben nach Abschluss als erledigt kennzeichnen, die Projektleiter erhalten eine direkte Rückmeldung. Stein begrüßt zudem, dass in InLoox auch dynamische Änderungen berücksichtigt werden, weil sich Zeitpläne bei der Produkteinführung häufig und jederzeit ändern können.

Fünf Stufen bis zur erfolgreichen Markteinführung

Jedes Produkt durchläuft bei Dr. Loges den fünfstufigen Stage-Gate-Prozess, bevor es auf dem Markt eingeführt werden kann. Dieser Prozess beginnt mit einem Produktentwicklungsplan, der basierend auf einer Mustervorlage in InLoox erstellt wurde. Dieser Plan umfasst zum einen alle Aufgaben, die für jeden einzuführenden Produktkandidaten bearbeitet werden, sowie die Zuordnung zu der zuständigen Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter. Zum anderen beinhaltet er auch sämtliche Entscheidungen der fünf Folgeinstanzen. „Wir gehen mit unseren Gates klassisch nach dem Kill-and-Go-Prinzip vor“, so Stein.

Die fünf Etappen einer erfolgreichen Produkteinführung erstrecken sich – hier grob skizziert –von der ersten Prüfinstanz der Idee selbst über das Erfüllen der Regularien auf Stufe 2, der wissenschaftlichen und marketingfokussierten Prüfung auf Stufe 3, bis hin zur kommerziellen und Freigabe durch die Geschäftsführung für die Umsetzung des Präparats bei Gate 4 und schließlich zur Realisierung des in Gate 4 verabschiedeten Produktkonzepts, die mit Passieren des Gates 5, der Markteinführung, abgeschlossen wird.

Jede einzelne Phase verlangt viel Detailarbeit, Recherche und Forschung, um dem Anspruch des Unternehmens zu genügen, den Kundinnen und Kunden innovative Präparate mit einem hohen Mehrwert anzubieten. Die bisherigen Erfahrungen zeigen Stein, „dass InLoox ein gutes Projektmanagement-Tool ist, besonders wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten und parallel an einem Projekt arbeiten.“

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Softwareeinführung

An der erfolgreichen Einführung der Projektmanagement-Lösung hatte der technische Support durch den Softwarehersteller einen wesentlichen Anteil. „Das Support-Team zeigte sich bei allen technischen Fragestellungen sehr hilfsbereit“, betont Stein. Als besonders wichtig hätten sich die internen Schulungen für die Projektmitglieder erwiesen, wobei Stein zwei Tipps für künftige Anwenderinnen und Anwender geben kann: „Nach dem Kauf ist es absolut empfehlenswert, eine Schulung zu vereinbaren, um die Möglichkeiten des Systems und Tricks für eine einfache Anwendung zu lernen. Ebenso sollte die Lösung schnell anhand eigener Projekte angewendet werden – im Sinne von ‚learning by doing‘.“ Denn es ist ähnlich wie beim Autofahren: Ohne Schulung und Praxis wird es schwer.

Planungssicherer, schneller und produktiver

In seinem Zwischenfazit erwartet Stein, dass die Projektmitarbeitenden künftig von strukturierteren Abläufen profitieren werden. So wird für sie zum Beispiel der Arbeitsalltag besser planbar sein, wenn sie im Falle verschobener Zeitpläne frühzeitig an ihre Aufgaben erinnert werden. Und der Projektleiter spart zweifach Zeit, weil er weniger Rückfragen bearbeiten muss und Mustervorlagen für neue Projekte wiederverwenden kann. Mittelfristig wird sich zudem die Fertigstellung der einzelnen Aufgaben beschleunigen eben weil die Projektmitarbeitenden ihre Aufgaben frühzeitig planen können. Darüber hinaus gibt es starke Lernkurveneffekte in der Zahl der in InLoox bearbeiteten Projekte. Für die Zukunft plant Dr. Loges, die Projektmanagement-Lösung noch auszubauen und in mehr Abteilungen einzusetzen.