Dr. Maier Umweltplanung

Einsatz von InLoox in einem Ökobüro:

Von Einzelaufgaben bis zum Projektmanagement

Das Umweltplanungsbüro Dr. Klaus-Jürgen Maier erstellt ökologische Fachgutachten, übernimmt landschaftspflegerische Maßnahmen, begleitet Bauvorhaben und nimmt arten- oder umweltschutzrechtliche Prüfungen vor. Eines der langjährigsten Projekte ist die ökologische Begleitung von Stuttgart 21.

Mit seinem Team aus Biologen und Umweltspezialisten hat sich Dr. Klaus-Jürgen Maier in Baden-Württemberg einen Namen gemacht – insbesondere, wenn es um den Artenschutz geht. Die Planung und Funktionskontrolle von Umweltschutzmaßnahmen, die Erfassung von geschützten Tier- und Pflanzenarten oder die umweltfachliche Kontrolle von Bauvorhaben gehören zum täglichen Business des Umweltbüros. Eine große Herausforderung liegt bei dieser Arbeit darin, die Ergebnisse aus der Arbeit in der Natur zeitgemäß und digital zu erfassen und verarbeiten.   

Termintreue nach dem Zufallsprinzip

Dr. Klaus-Jürgen Maier: „Unsere Arbeit findet in der Regel draußen statt und Büroarbeit wird deshalb oft als lästig empfunden. Problematisch ist auch, dass sich Zeitplanung und Aufgaben ständig verändern, etwa wegen der Wetterverhältnisse oder den Verzögerungen in einem Bau- oder Erschließungsprojekt.“ Zudem müsse man sich klar machen, dass man beispielsweise Fledermäuse nur in der Nacht beobachten, zählen und kartieren könne, die nachträglichen Dokumentationen aber tagsüber im Büro in das System eingepflegt werden müssen. Dr. Maier weiß, dass in diesen Situationen viele Überstunden anfallen und eine hohe Belastung vorherrscht. „Biologen haben regelmäßig ein Problem mit der Termintreue, denn die äußeren Faktoren gehen oft vor und die ebenfalls wichtigen administrativen Aufgaben landen dann hinten auf der Agenda“, sagt er. 

Belastungsgrenze erreicht

Durch die zahlreichen Verschiebungen und die Tatsache, dass es sich um ein kleines Team handelt, sind die Belastungsgrenzen von Dr. Maier und seinen Mitarbeitern irgendwann erreicht. Hinzu kam, dass auch die Besprechungen und der Informationsaustausch untereinander nicht effektiv war. Infolge dessen überlegte man sich, was man ändern müsste, um von einer unbefriedigenden „Projektarbeit auf Zuruf“ wieder zu einem normalen Arbeitsrhythmus, erfolgreichen Projekten und einer exakten, zuverlässigen Dokumentation zu kommen. 

Schnell war man sich einig, dass nur ein konsequenter Schritt in Richtung eines digitalen aber praxisnahen Projektmanagement-Tools für Abhilfe sorgen kann. Im Rahmen seiner Recherche stößt Maier auf InLoox und erkennt das Potenzial dieser Plattform für sein Ökobüro. „Es ist immer schwierig Gewohnheiten und Prozesse zu ändern. Außerdem gab es Vorbehalte gegenüber neuen Technologien“, erinnert sich Maier.

Quick Wins von InLoox überzeugen

Durch die Einführung von InLoox ergaben sich schnell konkrete Verbesserungen und auch Erleichterungen für alle Mitarbeiter. Von großem Vorteil war dabei die sehr gute Integration von InLoox in Outlook, was auch ein wesentlicher Grund war, weshalb Dr. Maier sich für InLoox entschieden hat. Gerade bei der Abstimmung zu komplexen Projekten sind durch die Tatsache, dass die Daten jetzt ganz einfach über eine Schnittstelle ins System hochgeladen werden können und sofort allen Beteiligten zur Verfügung stehen, schnell positive Effekte zu beobachten. „Bei uns spielt das Smartphone als „mobiler Schreibtisch“ eine immer wichtigere Rolle.“, erklärt der Umweltexperte. Etwa bei der umweltfachlichen Baubegleitung. Hier müssen oft festgestellte Sachverhalte mit Kollegen, Bauherr oder zuständigen Behörden geklärt werden.  Das muss schnell gehen und gut dokumentiert sein, zum Beispiel, wenn Mitarbeiter auf Außenterminen sind und feststellen, dass Gefahr im Verzug ist. „InLoox macht es uns sehr einfach unsere Daten, die wir mobil mit der InLoox Mobile App vor Ort in der Natur erhoben haben, zu speichern, mit den Kollegen zu teilen und die nächsten Schritte abzustimmen. Mails brauchen wir jetzt nicht mehr und das ist eine enorme Entlastung.“ 

Was früher aufwendig und kompliziert war geht heute viel schneller und ist vor allem für alle im Projekt verfügbar. Früher wurden gleich nach Beobachtungen und Überwachungen oft die Überstunden abgefeiert, und die Kollegen mussten mit der Auswertung warten, bis derjenige, der vor Ort die Daten erfasst hatte, wieder zurück ist. Jetzt ist alles direkt in InLoox angelegt und jeder hat Zugriff. Das spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dadurch zum Beispiel für eine bessere Kartierungsqualität.

Für Struktur sorgen

Nachdem sich InLoox in den Alltag des Ökobüros eingefügt hat, werden nach und nach neue Funktionen hinzugenommen und die Bandbreite der Lösung weiter ausgeschöpft. Aufgaben werden jetzt nach der Kanban-Methode strukturiert und erledigt, was den Mitarbeitern von Dr. Maier noch immer den nötigen Freiraum lässt, aber gleichzeitig bewirkt, dass nichts vergessen wird oder verloren geht. Auch die Berichte und Dokumentationen werden überarbeitet. Hier gab es in der Vergangenheit immer wieder Schwierigkeiten, denn die Berichte und Dokumentationen sind Grundlage der Leistungsabrechnungen gegenüber den Kunden. Seit Einführung von InLoox haben sich viele Fragen von selbst erledigt und die Rechnungsstellung nimmt, im Vergleich zu früher nur noch einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. 

Die Outlook-Integration ist für Dr. Maier der Dreh- und Angelpunkt seiner InLoox-Lösung, insbesondere, weil sich E-Mails direkt im Projekt als Dokumente ablegen lassen. Somit befinden sich alle Projektdokumente und -informationen an einem Ort. Auf der Suche nach relevanten Informationen und angesichts mehr als 1.000 Projekte im Hintergrund brauchen er und die Mitarbeiter sich nicht mehr durch einen Wust von hunderten E-Mails durchzuarbeiten. Dies hat zugleich die Akzeptanz der Lösung durch die Mitarbeiter gefördert. Und auf seiner Betreuungsseite in InLoox hat Dr. Maier stets einen kompletten Überblick.

"Einblick auf Sachstand"

Das ist nur deshalb möglich, weil das Team alle relevanten Daten in InLoox speichert. Auch die Zeiterfassung ist jetzt nicht nur einfacher und nachvollziehbarer – es ist auch viel deutlicher zu erkennen, welche Aufgaben besonders viel Zeit in Anspruch nehmen. Das hilft vorzubauen und Engpässen entgegenzuwirken. 

„Mit InLoox können wir auch neue Mitarbeiter besser integrieren“, sagt Maier. „Wenn zum Beispiel jemand dazu stößt, der gerade seinen Bachelor gemacht, aber noch keine Berufserfahrung hat, der tut sich viel leichter mit der Einarbeitung, wenn er alle Informationen und Details eines Projekts gebündelt vor sich hat.“