enera - Eine Initiative der EWE AG

Energiewende-Projekt unter Führung der EWE AG wird dank InLoox agil unterstützt

Integrationsfähigkeit von InLoox ist das „Non-Plus-Ultra“

Nachdem die Politik alle notwendigen Weichen für eine Energiewende gestellt hat, ist es jetzt an den großen Versorgungsunternehmen, dieses Ziel in die Tat umzusetzen. Federführend ist dabei die EWE AG, ein Energieversorgungsunternehmen, das in der Ems-Weser-Elbe-Region, Bremen, Brandenburg, auf der Ostseeinsel Rügen und darüber hinaus aktiv ist. Mit dem Projekt „enera“ geht die EWE AG in einem vielfältigen Partnernetzwerk den nächsten großen Schritt der Energiewende. Durch technologische Weiterentwicklung, Vernetzung auf Basis neuer Marktmechanismen und einer vollständigen Digitalisierung will enera ein stabiles und volkswirtschaftlich optimiertes Energiesystem schaffen. Dieses Projekt wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) im Rahmen des Programmes „Schaufenster intelligente Energie“ (kurz: SINTEG) als eines von fünf Demonstrationsprojekten in Deutschland gefördert und unterliegt nicht zuletzt deshalb besonderen Anforderungen.

Niedersächsisches Leuchtturmprojekt

Das Besondere: In der Modellregion von enera, den Landkreisen Friesland, Wittmund und Aurich sowie der Stadt Emden, wird mit einem erneuerbaren Stromanteil von bilanziell rund 235 Prozent schon heute deutlich mehr regenerative Energie erzeugt, als verbraucht werden kann.

Die Senior Project Leaderin erinnert sich: „Um das enera-Projekt überhaupt starten zu können, mussten wir eine PM-Lösung finden, die es uns sowie externen Mitarbeitern unseres Projektes gleichermaßen erlaubte, gemeinsam über eine zentrale Plattform zu arbeiten. Wir wollten eine Software die einfach in der Handhabung ist, denn uns war klar, dass die Vernetzung von 33 Unternehmen und die Koordination von Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten extrem komplex ist.“ 14 verschiedene Arbeitspakete und zirka 1.200 Arbeitsschritte galt es zu planen, zu steuern, umzusetzen und zu kontrollieren.  Schnell war klar, dass sie nur mit einer automatisierten Cloudlösung den Überblick behalten und die Verantwortung dezentral ausgestalten konnten.

Voraussetzung: Maximale Datensicherheit 

Das Energiewendeprojekt brachte eine weitere Hürde mit sich: Da Energieversorgungsunternehmen als Betreiber kritischer Infrastrukturen hinsichtlich ihrer Sicherheit besonders hohen Ansprüchen gerecht werden müssen, lag die Latte hoch: Es gibt spezielle Anforderungen für Energieversorgungsunternehmen und Netzbetreiber, die sich aus dem Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz) ergeben. Hinzu kamen besondere Vorgaben seitens der IT-Abteilung für die Integration einer neuen Software.

„Die interne Bedarfsanalyse und die Rahmenbedingungen waren also klar definiert und so konnten wir uns auf die Suche nach möglichen Lösungen machen“, sagt die Senior Project Leaderin, die im Internet auf die Projektmanagement-Software InLoox aufmerksam wurde.

Die cloudbasierte Lösung bietet den Vorteil, dass Projektmitarbeiter unterschiedlicher Unternehmen mit ihren jeweils eigenen internen Anforderungen einfach und effizient eingebunden werden können.  

Die Quadratur des Kreises

Da mehr als hundert Projektmitarbeiter ihre enera-Aufgaben üblicherweise zusätzlich zu ihren Linientätigkeiten absolvieren, suchte die Projektleitung nach einer Lösung, die folgende Bedingungen erfüllen sollte: Zum einen sollte sie sich reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren lassen, zum anderen die Basisfunktionen einer Projektmanagement-Software abbilden und selbstverständlich den hohen Sicherheitsstandards aller Partnerunternehmen genügen.  Bei mehreren hundert Projektmitarbeitern aus 33 Unternehmen, war es keine leichte Aufgabe, das passende Tool zu finden. Die Projektmanagerin weiß: „Als wir InLoox kennengelernt haben und bei ersten Tests selbst feststellen konnten, wie einfach sich die Lösung integrieren, bedienen und nutzen lässt, waren wir schnell überzeugt. Da diese Plattform zudem auch allen Sicherheitsanforderungen und Prüfungen standhält, wird InLoox für das enera-Projekt eingesetzt.  „Wir schöpfen zwar nicht das Potenzial aller InLoox-Funktionen im Projekt aus, haben hier aber alle für uns wichtigen Funktionen im Einsatz, können unsere Aufgabenpakete flexibel handhaben und vor allem externe Nutzer problemlos einbinden und ihnen Arbeitspakete und Aufgaben zuordnen.“

Im Frühjahr 2017 wurde InLoox als Projektmanagement- und Collaboration-Tool eingeführt. Zu Beginn gab es verschiedene Schulungen, um alle beteiligten Unternehmen und Projekteilnehmer optimal einzubinden. Seither wird InLoox intensiv genutzt. Dass InLoox so flexibel angepasst werden kann und gleichzeitig tief in Outlook verankert ist, kommt sowohl bei den Projektleitern als auch bei den Projektmitgliedern gut an.

Messbare Mehrwerte

Mittlerweile lassen sich auch konkrete Vorteile benennen, die durch InLoox in der Teamarbeit zu beobachten sind: einfache Kommunikation, mehr Transparenz über Zielvorgaben, Etappenziele und Meilensteine sowie ein leichtes und agiles Reporting. „Bei einem Projekt dieser Größenordnung, das mit öffentlichen Geldern gefördert wird, sind die Transparenz und Validität im Projektverlauf enorme Benefits. Nur weil wir jederzeit den aktuellen Projektstand wiedergeben und unternehmensübergreifend einheitlich agieren, können wir richtig kommunizieren und nach außen vertrauensbildend auftreten“, freut sich die Projektmanagerin. Dank InLoox kann das Projektteam auf Echtzeitreportings zurückgreifen, sieht die Abhängigkeiten einzelner Arbeitspakete und behält trotz einer enorm komplexen Struktur stets den Überblick.