iDM Energiesysteme

Agiles Vertriebs- und Ressourcenmanagement 

Realistischere Forecasts und eine bessere Abstimmung zwischen Sales und Produktion dank einer soliden Datenbasis 

Die Nachfrage nach innovativen Wärmepumpensystemen unterliegt starken Schwankungen. Um einen besseren Überblick erhalten und präzisere Sales-Forecasts treffen zu können, managt der österreichische Wärmepumpenhersteller iDM Energiesysteme seine Großprojekte mit InLoox.  

Seit Mitte der 70er Jahre entwickelt und produziert die iDM Energiesysteme GmbH innovative Heizungssysteme.  Seit 1997 hat sich das Unternehmen rein auf die Herstellung und den Vertrieb von innovativen Wärmepumpensystemen spezialisiert. Für das Jahr 2025 hat sich das traditionsreiche Familienunternehmen zum Ziel gesetzt, 40.000 Wärmepumpen auf den Markt zu bringen. Mit einem Anteil von 10-12 Prozent an den Stückzahlen werden Großwärmepumpen in Projekten abgesetzt und mit der Projektmanagementsoftware InLoox entsprechend termin-, qualitäts- und kostentreu am wachsenden Wärmepumpenmarkt platziert. 

Mehr Skalierbarkeit und Visualität in der Projektarbeit

Vorausgegangen war dem Softwarewechsel eine Phase, in der die Zahl der zu bewältigenden Sales- und Produktionsprojekte zwar rasant zunahm, man aber keinen validen Statusüberblick hatte. Hannes Laister, Leiter Projektvertrieb iDM Energiesysteme: „Die damals eingesetzte Projektmanagement-Software war zu unflexibel und hatte eine zu magere Datenbasis, als dass man realistische Vorhersagen hätte treffen können. Bei 2.000 parallellaufenden Projekten im Jahr war das auf Dauer keine Option für uns.“  

Laister und sein Projektvertriebsteam setzten einen Anforderungskatalog für das gewünschte Projektmanagement-Tool auf, führten eine Marktanalyse durch und stellten fest, dass das größte Übereinstimmungspotenzial zwischen Anforderungs- und Leistungsübersicht mit InLoox bestand. Man testete die Plattform intensiv und entschied sich für die Einführung der Lösung. Gleichzeitig entwickelte man ein strategisches Konzept, welche Daten in InLoox erfasst werden sollten, um zukünftig möglichst detaillierte Prognosen liefern zu können. Es zeigte sich, dass für die Vorhersagefähigkeit und auch für die Ressourcenplanung das System auf vier Säulen beruhen muss: Datenablage, Datenpflege, Zeitverbuchungen und Effizienzmessungen.  

Diese Bereiche haben sich aus den Aufgaben ergeben, die der Projektvertrieb im Verlauf eines Projekts erbringen muss. Dazu gehören laut Lukas Kerschbaumer, Senior Projektleiter iDMEnergiesysteme der Abgleich der Kundenanforderungen mit der technischen Machbarkeit, das Durchführen von Kalkulationen oder Einholen von Genehmigungen. Vom Angebot über die Planung, Kommunikation und Umsetzung eines Wärmepumpenprojekts liegt alles bei den Mitarbeitern des Projektvertriebs.  

Man kann nur auswerten, was man erfasst

In InLoox wurde deshalb eine übersichtliche Struktur für die Dokumentenablage erstellt. Wichtig waren dabei vor allem auch die Such- und Filterfunktionen, damit jederzeit schnell ein transparenter Überblick über die vorhandenen Dokumente erzeugt werden kann. Kerschbaumer: „Vom Angebot über technische Schemata der Wärmepumpensysteme bis hin zu Fotodokumentationen wird jetzt alles zentral auf unserem SharePoint-Server abgelegt.“ In der Projektmanagement-Lösung wird zudem vorgegeben, welche Felder auszufüllen sind und wie der Projektfortschritt in der Notizfunktion zu dokumentieren ist. Außerdem nutzt man die InLoox-Funktion „eigene Felder“, um Projekte möglichst präzise zu beschreiben, dokumentieren und steuern. 

Auch die vielfältigen Dashboard-Ansichten von InLoox nutzt der Projektvertrieb der iDM Energiesysteme intensiv. So wird beispielsweise visualisiert, wie sich der Forecast der verschiedenen Anlagengrößen darstellt, in welchen Marktsegmenten die aktuellen Projekte angesiedelt sind oder in welcher Phase sich ein Projekt befindet. Auch Auswertungen nach Regionen sind möglich, sodass man auf einer Landkarte sehen kann, wo aktuell die meisten Projekte laufen. „Mit diesen Heatmaps sind wir sehr gut in der Lage, Vorhersagen zu treffen, etwa in welchen Regionen konkrete Wärmepumpeninstallationen anstehen oder welche Mitarbeiter – Vertrieb, Support, Produktion, etc. – demnächst überproportional gefragt sein werden. Dank solcher Heatmaps lassen sich potenzielle Engpässe frühzeitig identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen – zum Beispiel Urlaubssperren verhängen oder die Produktion hochfahren“, erzählt Kerschbaumer. 

Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Besonders hilfreich sind für derartige Vorhersagen die Zeiteinträge in den Projekten. Diese sind nicht zuletzt auch deshalb so wertvoll, weil sich – auf lange Sicht – daraus ableiten lässt, wieviel Zeit für bestimmte Aufgaben kalkuliert werden muss. Die Integration von Outlook ist dabei sehr vorteilhaft, denn es reduziert die Hürde, mit InLoox zu arbeiten. Laister und die Projektleiter nutzen die in Outlook integrierten InLoox-Funktionen intensiv – vom Anlegen der Aufgaben direkt aus einer Mail heraus über das Angebotsmonitoring bis hin zur Zeitverbuchung. Im unkomplizierten Arbeiten in InLoox sieht Laister große Vorteile und freut sich, dass die Software so intensiv genutzt wird. „Aber es gibt noch einen weiteren Aspekt, warum InLoox so großen Anklang findet: Die Projektleiter, die die Plattform einsetzen, erhalten dafür ein Incentive – zusätzlich zu ihren umsatzbasierten Provisionen“, verrät der Projektvertriebsleiter.  

So ist es gelungen innerhalb kurzer Zeit InLoox zum Zentrum der iDM Vertriebsprojekte zu machen – zum Vorteil aller: Einerseits wird der manuelle Aufwand auf Seiten der Sales-Spezialisten weniger, weil sie leichter an Angebotsvorlagen, technische Schemata, etc. gelangen. Und andererseits profitiert das Unternehmen von den Informationen, die die Projektleiter erfassen. Per Mausklick ist Hannes Laister auf dem aktuellen Stand hinsichtlich ausstehender Angebote, Forecast-Wahrscheinlichkeiten, uvm. Und obwohl schon diese Zahlen eine große Aussagekraft haben, ist man bei iDM Energiesysteme noch einen Schritt weitergegangen und hat InLoox an Power BI angebunden.  

Power BI – Und noch mehr Analysemöglichkeiten

René Berger, Projektmanager Software bei iDM Energiesysteme, sagt: „Wir haben inzwischen über 280.000 Einträge in unserem System. Über die in InLoox integrierten Dashboards und Power BI können wir diese Zahlen und Informationen sehr vielseitig auswerten. Das versetzt uns in die Lage, nicht nur den jeweiligen Status topaktuell zu analysieren, sondern auch Abhängigkeiten - etwa zwischen Angebot, Verkaufswahrscheinlichkeit, Produktion und dem Implementierungsteam – auszuwerten. Heute können wir viel besser vorhersagen, wie viele Angebote zu Aufträgen werden, wann diese zu erwarten sind und was das für die Produktion bedeutet.“   

Gerade die Zielerreichung und Wirtschaftlichkeit sind in dynamischen Marktsituationen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Ähnlich wie vor Jahren der Bau von Windrädern zunächst durch Subventionen stark gepusht wurde und dann einbrach, kämpfen die Hersteller von Wärmepumpen derzeit mit extremen Nachfrage- und Umsetzungsschwankungen.  

Gerade deshalb profitiert der österreichische Energiesystemanbieter iDM von seinen Daten. Hannes Laister: „Für uns sind die Schlüsse, die sich aus den Daten ziehen lassen, extrem wertvoll. So wissen wir nicht nur ob und – wenn ja – wann welche Umsätze zu erwarten sind. Auch unsere Beschaffungsabteilung profitiert sowie die Produktion. Die durch InLoox generierten Daten, deren Auswertbarkeit und Vorhersagekraft geben uns die nötige Agilität, um auf die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen zu reagieren. Zugleich sorgen sie für die erforderliche Stabilität, weil wir zuverlässig planen und effizient wirtschaften können.“