Mayer & Cie.

Mit Struktur, Strategie und Transparenz zur Termintreue:

Software-gestütztes Projektmanagement im Maschinenbau bei Mayer & Cie. GmbH & Co. KG

Mayer & Cie., ein mittelständisches Produktionsunternehmen und globaler Marktführer von Rundstrickmaschinen, steigert mit der Projektmanagement-Lösung InLoox die Termintreue im Konstruktionsbereich und damit die Wettbewerbsfähigkeit. 

Mayer und Cie. erwirtschaftet weltweit mit mehr als 500 Beschäftigten jährlich über 100 Millionen Euro Umsatz. Die Entwicklung, Konstruktion und Montage von Rundstrickmaschinen ist ein immer komplexer werdendes Geschäft – speziell dann, wenn man wie Mayer und Cie. einen Marktanteil von 25 Prozent innehat und 99 Prozent aller ausgelieferten Maschinen exportiert. Dazu trägt ferner die Vielfalt an Produkten und Varianten für die verschiedensten Kunden und Marktsegmente bei sowie die Koordination mehrerer Produktionsstandorte. Maschinen von Mayer und Cie. stellen so ganz unterschiedliche Produkte wie T-Shirts, Sportbekleidung sowie Matratzen, Autositzbezüge und Turnschuhe her. Auf den Markt gebracht hat das Unternehmen bislang 1.479 Maschinen, wovon es 50 verschiedene Typen gibt. 

Aus wirtschaftlichen Gründen entschied sich Mayer & Cie. vor einigen Jahren im Konstruktionsbereich softwaregestütztes Projektmanagement einzuführen. Zoran Raic, Entwicklungs- und Konstruktionsleiter, beschreibt die Ausgangslage: „Vor 2016 hatten wir schlichtweg kein Projektmanagement und auch keine freigestellten Projektleiter. Projekte übernahmen die Entwicklungsingenieure, welche die Rolle als Projektleiter individuell, intuitiv und mit Erfahrung ausfüllten. Es fehlte aber an Projektplanung, so dass sich die Entwicklungszeiten neuer Rundstrickmaschinen von zwei bis hin zu fünf Jahren erstreckten. Zudem gab es keine Projekttransparenz. Die Dokumente waren an diversen Orten abgelegt, so dass diese teilweise unvollständig waren oder es sogar mehrere Duplikate gab. Auch die Auswirkungen ständiger Prioritätenänderungen waren intransparent. All dies wirkte sich negativ auf die Termintreue aus. Außerdem fehlte uns ein Überblick über die Ressourcenplanung, um zu ermitteln, wann welche Personen benötigt werden.“ 

Unter der Leitung von Raic wurden vier Softwareprodukte anhand sechs verschiedener Anforderungen evaluiert:

1. Globaler Überblick zu allen laufenden Projekten sowie Projektkosten
2. Übersichtliche Darstellung der Mitarbeiterauslastung
3. Dokumentenmanagement mit zentraler Ablage
4. Unterstützung von Aufgabenmanagement
5. Möglichkeit der Zeiterfassung
6. Ermittlung von Kennzahlen aus gelieferten Zahlen, Daten und Fakten

Mayer & Cie. entschied sich für InLoox, weil die Lösung laut Raic alle Anforderungen erfüllte. Aufgrund der Integration in Outlook können die Anwender eine vertraute Umgebung nutzen. Die Lösung lässt sich einfach bedienen, wodurch im Tagesgeschäft der Aufwand minimal bleibt – schließlich sind Projekt- und Entwicklungsleiter ein und dieselbe Person. InLoox zeichnet sich dadurch aus, dass die Investitionskosten, die laufenden Kosten sowie der administrative Aufwand allesamt gering sind. Mit entscheidend war außerdem, dass die vorhandene IT-Struktur nicht verändert werden musste. 

Mehrwerte im Tagesgeschäft 

Im Unternehmen kommen seither sämtliche InLoox-Funktionen zum Einsatz. Zu den Anwendern zählen alle Mitarbeiter im Bereich Entwicklung beziehungsweise Konstruktion: zirka 40 Mitarbeiter an zwei Standorten, die mit Mechanik, Elektronik und Software befasst sind. Außerdem arbeiten alle Mitglieder der Technical Roadmap, die Projektleiter und das Produktmanagement mit der Lösung. 

Im Rahmen der Einführung legte Mayer & Cie. den Schwerpunkt auf die Definition der Prozesse sowie des Workflows. Hierzu wurde ein Mitarbeiter für rund drei Monate freigestellt. „Nicht blind loslegen“ war Raic zufolge die Devise. Mit dem umfassenden Ansatz lassen sich auch betriebswirtschaftlich relevante Fragen beantworten, wie etwa: Für welche Abteilung arbeiten wir im Konstruktionsbereich jeweils wieviel? Da zum Beispiel die Maschinen eine Lebensdauer von bis zu 40 Jahren haben, fallen mitunter Reparaturaufgaben an, so dass deren Arbeitsaufwand ebenfalls ermittelt werden kann. 

Mayer & Cie. verfolgte das Ziel, in InLoox Konstruktionsprozesse und -projekte umfassend abbilden zu können, um sowohl im Tagesgeschäft als auch bei strategischen Projekten einen transparenteren Überblick zu bekommen und die Arbeitsweise zu strukturieren. 

Was das Tagesgeschäft betrifft, so werden Aufgaben nur nach Fälligkeit bearbeitet. Es gibt keine weiteren Priorisierungen. Laut Raic ist es „ein spürbarer Vorteil von InLoox, dass wir Termine abarbeiten“, anstelle Prioritäten zu vergeben. Bei Erhalt einer Aufgabe wird zunächst der reine Arbeitsaufwand abgeschätzt und zurückgemeldet, um die Auslastung zu ermitteln. Falls der Arbeitsaufwand länger als die vom Abteilungsleiter geplante Zeit ist, so muss Rücksprache gehalten werden. Sofern der Konstrukteur während der Bearbeitung bemerkt, dass eine Aufgabe deutlich länger dauern wird, muss der Aufwand der Aufgabe angepasst werden. Und falls dann die vom Abteilungsleiter vorgegebene Zeit überschritten wird, muss ebenso Rücksprache gehalten werden. „Ungefähr 70 Prozent der Aufgaben laufen ohne Rücksprache“, sagt Raic.

Da sich im Alltag Prioritäten ständig verändern, hat Mayer & Cie für mehr Planbarkeit fünf Mitarbeiter abgestellt, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Denn mitunter bestehen Zielkonflikte: So können etwa Wünsche von wichtigen Kunden im Widerspruch zu einem strategischen Projekt stehen. 

Als Controlling Instrument lässt sich InLoox ebenfalls einfach nutzen. Das Controlling im Tagesgeschäft übernimmt der Abteilungsleiter. Er kann die Endtermine auswerten. Zu den Vorteilen von InLoox zählt laut Raic die Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt er, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können. 

Strategische Projekte lassen sich realistischer betrachten und auswerten

Die strategischen Projekte werden nun in InLoox in einem neun Phasen umfassenden Plan abgebildet. Diese erstrecken sich von der Konzept-, über die Entwurf-, Prototypen-, Versuchs- und Feldtestphase bis hin zur Entwicklungs- und Verkaufsfreigabe sowie dem Projektabschluss. Indes stellt das den Projektleiter vor die Aufgabe, nun rund 140 Teilprojekte steuern zu müssen. Ohne Projektmanagement-Software wäre dies überhaupt nicht möglich.

Für die strategischen Projekte hat der Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermittelt. Nachdem sechs Projekte mit Projektplan durchgeführt wurden, besteht eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich darin, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Raic „nah an der Realität sind“. So nahm man beispielsweise früher an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde. Die Erkenntnis, früher getroffene falsche Annahmen verwerfen zu können, ist laut Raic sehr wertvoll, besonders in der Rücksprache mit dem Account Management und den Endkunden. Die neuen Erfahrungswerte stehen allerdings meist im Konflikt mit den Annahmen der Unternehmensleitung, die diese Realität (noch) nicht akzeptiert. 

Aufgrund des Projektmanagements mit InLoox kann Mayer & Cie. zusammenfassend folgende Vorteile erzielen: 

Dank der Priorisierung nach Fälligkeit hat sich die Termintreue im Konstruktionsbereich erheblich verbessert. Außerdem profitiert man von der Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Denn „es kommt immer etwas dazwischen“. Eine wesentliche Erkenntnis war auch, dass umstrukturiert werden musste. Im Tagesgeschäft erwies sich die Planung als kritisch, weil ständige Unterbrechungen sehr viel Aufwand erzeugten. Deshalb wurde ein Änderungsdienst eingeführt, der aus fünf Mitarbeitern besteht, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Durch die oben erwähnte Einführung des Phasenplans – mit detaillierter Auflistung der einzelnen Aufgaben – lässt sich die Planung nah an die Realität heranführen. Und schließlich lassen sich auch Zahlen, Daten und Fakten darstellen. Zum Beispiel, dass die „Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen zirka neun Wochen“ dauert oder dass etwa bei Kapazitätsproblemen zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden. 

In Zukunft plant Mayer & Cie., Kennzahlen einzuführen und zu bewerten. Dabei sollen folgende Daten durch InLoox erfasst werden:

• Der Entwicklungsanteil beziehungsweise Innovationsanteil lässt sich nach Kategorie oder Kunde aufschlüsseln.
• Auch im Hinblick auf die Termintreue liefert InLoox laut Raic einfach schnell Informationen: So lassen sich zum Beispiel die Einhaltung des Endtermins beziehungsweise Terminüberschreitungen sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufgaben einfach aus der Lösung herausziehen.
• Weitere Kennzahlen wie die Planungsqualität sowie die Projektkosten können ebenfalls mit Hilfe der Projektmanagement-Lösung ermittelt und als Messgröße für die stete Verbesserung herangezogen werden.