Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch

Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch beschleunigt Projekte im gesamten Wertschöpfungsprozess mit InLoox

Auf die Mitarbeiter kommt es an

Der Fleischwarenhersteller Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch nutzt seit 2017 InLoox, um Projekte in den Bereichen Produktentwicklung, Vertrieb, Einkauf, Produktion sowie der Geschäftsleitung schneller und besser umsetzen zu können.

Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch produziert und vermarktet seit mehr als 150 Jahren Wurstwaren, die in Deutschland sowie international im Lebensmitteleinzelhandel und bei Discountern verkauft werden. Das Familienunternehmen hat Standorte im hessischen Bad Arolsen sowie in Staßfurt in Sachsen-Anhalt und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter. Es zählt mit zwei weiteren Unternehmen, die auch ursprünglich aus dem Ort Rügenwalde stammen, zu den einzigen Anbietern, welche die Markenbezeichnung Rügenwalder Teewurst verwenden und in den Handel bringen dürfen. Als Manufaktur legt das Unternehmen besonderen Wert auf Qualität, Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Kundenorientierung und Menschlichkeit.

Projekte bereichsübergreifend schneller und besser managen

Um Projekte in den Bereichen Produktentwicklung, Vertrieb, Einkauf und der Geschäftsleitung schneller und besser umsetzen zu können, entschied sich Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch Mitte des Jahres 2017, hierfür die Software InLoox einzusetzen. „Unser Ziel war es, die vielen kleinen und mittleren Projekte, also Aufgaben, die wir im Unternehmen bisher in Excel und Outlook verwaltet hatten, nun zusammen in einer Lösung managen zu können, weil die bisherigen Lösungen ihre Grenzen hatten“, sagen Elmar und Julia Plüntsch. Beide sind in der Geschäftsführung der Manufaktur tätig. Julia Plüntsch leitet die Produktentwicklung.

Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminbezogen – SMART und integriert

Eine Integration in Outlook sollte die Projektmanagement-Software auf jeden Fall aufweisen, damit die Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können. Außerdem sollte sie eine Mindmap- und weitere Visualisierungsfunktionen wie Gantt-Diagramme umfassen. „Denn, wenn sich die Software schnell integrieren lässt, können wir umgehend Erfolge erzielen. Zudem müssen die Projekte ‚SMART‘ – spezifisch, attraktiv, messbar, realistisch und terminiert in der Software zu managen sein, damit sie erfolgreich seien können“, sagt Elmar Plüntsch.

Letztendlich entscheidend für den Zuschlag war die Integration von InLoox in Outlook und das ‚Look and Feel’. Dadurch brauchten die Mitarbeiter weniger aufwendig geschult zu werden. Somit ließen sich laut Julia Plüntsch, die für die Einführung verantwortlich war, mit InLoox erste Arbeiten relativ schnell erledigen und rasch Ergebnisse erzielen. Bei der Einführung wurde sie von drei Key Usern unter den Mitarbeitern unterstützt. Diese halfen, die anderen Mitarbeiter anhand ihrer Aufgaben an der Lösung zu schulen. Um bei der Einführung Hürden zu vermeiden, kommt es darauf an, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise ändern und sich an die neuen Abläufe anpassen. Effektiv arbeiten Julia Plüntsch zufolge diejenigen, die „erstens das Projekt strukturieren – am besten anhand einer Mindmap – und dann zweitens die Aufgaben definieren. Der Workflow ist wichtig.“

Derzeit nutzen 30 Anwender InLoox im Management, Einkauf und Vertrieb sowie in der IT, der Produktion und der Produktentwicklung für sehr verschiedenartige Anwendungsfälle. Im Vertrieb beispielsweise wird die Lösung laut Julia Plüntsch zum Teil für das CRM (Customer Relationship Management) verwendet.

Fehler vermeiden: Transparenter Überblick über Aufgaben, Projekte und -fortschritte

Mit der Projektmanagement-Lösung Fehler zu vermeiden, ist zum Beispiel für die Mitarbeiter im Einkauf oder beim Relaunch von Verpackungsfolien von großem Nutzen. Über das Dokumentenmanagement und das Gantt Diagramm von InLoox lässt sich jederzeit für alle Stakehoder der Status nachvollziehen, und kostspielige Missverständnisse werden vermieden.

Qualitätsmanagement und kontinuierliche Verbesserungen managen

Für den Fall, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) genauer untersucht werden soll, weil die KVP-Projekte abteilungsübergreifend und komplex geworden sind, startet Rügenwalder Spezialitäten in InLoox ein Projekt: Sofern also zusätzliche Führungskräfte wie Abteilungsleiter sowie Techniker hinzugezogen werden müssen, die im Normalfall nicht im KVP involviert sind, managen die Teilnehmer ihr KVP-Projekt in InLoox.

Managen der DSGVO

Wenn einzelne Projektaufgaben zu komplex werden sollten, dann ist es Elmar Plüntsch zufolge wichtig, dass das jeweilige Projekt in Unterprojekte geteilt wird. Ein weiteres Beispiel wofür die Lösung zum Einsatz kam, war das Managen der Aufgaben, welche die DSGVO betrafen: Das Aufgabenpaket hierzu haben die Mitarbeiter von Plüntsch zusammen mit einem externen Berater abgearbeitet.

Fazit: Interne E-Mails deutlich reduziert und künftig Mitarbeiter weiter trainieren

Innerhalb des ersten Jahres hat Rügenwalder Spezialitäten Plüntsch rund 250 Projekte abgeschlossen. Die Mitarbeiter können mit InLoox ihre Aufgaben strukturiert lösen und sich einen transparenten Überblick über Projekte und den Projektfortschritt verschaffen. Auch der Koordinationsaufwand wird geringer. Laut Elmar Plüntsch sind im Unternehmen die internen E-Mails durch Inloox stark reduziert worden.

„Unsere Erfahrung ist, dass der Mensch der entscheidende Faktor beim vernetzten Arbeiten ist – ob bei der Einführung von Projektmanagement, dem Einsatz von IT-Lösungen bis hin zum Tagesgeschäft. Der Aufwand an Schulungen rechnet sich sehr schnell, sobald die einzelnen Mitarbeiter den Vorteil der Lösung selbst erfahren haben“, so das Fazit von Elmar Plüntsch. Daher ist geplant, diejenigen Mitarbeiter stärker zu motivieren, die InLoox nur gelegentlich nutzen. Das sind etwa 30 Prozent der Anwender. Indem diese künftig mit Schulungen intensiver ausgebildet werden, kann das Unternehmen seinen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung auch auf diesem Gebiet fortsetzen.