SGB-SMIT Group

SGB-SMIT GmbH
Ohmstraße 10
D-93055 Regensburg 
Webseite: www.sgb-smit.com

• Während der Testphase wurden praxisnahe Abläufe und Szenarien simuliert & nach 3 Monaten erfolgreich abgeschlossen
• InLoox erfüllt die hohen Anforderungen der Kollaborationsmöglichkeiten an eine Projektmanagement-Software
• Die Zusammenstellung der Unterlagen, Entwürfe und Zeitpläne ist mit InLoox unkompliziert und effizient
• Das Unternehmen spart dank InLoox wertvolle Ressourcen durch die Reduzierung an Mannstunden

SGB-SMIT Gruppe integriert InLoox erfolgreich in weltweite Konzernstruktur

Die SGB-SMIT Gruppe ist ein führender mittelständischer Transformatorenhersteller in Europa und bietet Großtransformatoren, Gießharztransformatoren sowie Sondergeräte an. In seiner Unternehmensdarstellung beschreibt der Konzern bereits, wie weltumspannend sein Netz von Niederlassungen und Vertriebsbüros ist. „Energieversorger und Industrieunternehmen in der ganzen Welt vertrauen auf die Produkte der SGB-SMIT Gruppe und ihren Unternehmen in Deutschland, Malaysia, den Niederlanden, Rumänien sowie den Vereinigten Staaten.“ Eine solche Verzweigung bringt mit sich, dass interne Abläufe im Arbeitsalltag und vor allem bei geplanten Projekten immerzu in Einklang stehen und kontinuierlich abrufbar sein müssen. Dies ist in der Praxis aufgrund räumlicher Distanz nicht immer einfach zu verwirklichen.

Bislang war das Projektmanagement bei der SGB-SMIT Gruppe vom Einsatz gängiger Standard-Bordmittel wie Microsoft Excel oder Microsoft Project geprägt. Das reichte den Projektverantwortlichen irgendwann nicht mehr aus, um mit allen diesen Standorten gleichermaßen übersichtliche und zusammenhängende Projektabläufe zu ermöglichen, respektive diese in Einklang zu bringen. Schwierigkeiten ergaben sich für die Projektteams vor allem aus den fehlenden Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Projektunterlagen durch alle Beteiligte, beim allgemeinen Handling der bisher eingesetzten Software-Tools und bei den Abläufen der Datenkonsolidierung. Hier traten immer wieder zeitverzögernde Probleme auf.

Schnelle Evaluierungsphase – aus drei mach eins

Den Entschluss, am Markt verfügbare Projektmanagement-Lösungen zu evaluieren, fassten die Verantwortlichen bei der SGB-SMIT Gruppe in Zusammenarbeit mit dem externen Beratungsunternehmen Enxion, Dr. Kirchner. Die Berater nahmen drei Produkte in den Testverlauf auf und unterzogen sie gemeinsam mit den Verantwortlichen bei der SGB-SMIT Gruppe umfassenden, praxisnahen Testabläufen. In einem Team aus IT-Leitung, Leitung Entwicklung sowie einem IT-Administrator wurden genau solche Szenarien, wie sie die Abläufe im Alltag mit sich bringen simuliert. Die Testphase begann im zweiten Quartal 2013. Eingebunden waren rund zehn Projektleiter an den verschiedenen Standorten der SGB-SMIT Gruppe. Einer der ersten Schritte bestand nun darin, die in Excel-Dateien vorhandenen Projektdaten in die jeweils neue Anwendungsumgebung der Software zu überführen.

Die Evaluierung der Produkte und die Gegenüberstellung der jeweiligen Vor- und Nachteile verliefen relativ unkompliziert, so dass die Test- und Integrationsphase bereits im dritten Quartal abgeschlossen werden konnte. Man hatte sich im Testverlauf recht schnell für die InLoox Projektmanagement-Lösung InLoox PM für Outlook entschieden, da sich diese unter anderem am leichtesten in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren ließ und zu hundert Prozent mit der unternehmensinternen Business-Strategie 2018 konform war.

Kollaboration mit internen und externen Mitarbeitern und Projektbeteiligten

Besonders hohe Anforderungen stellten die Projektverantwortlichen bei der SGB-SMIT Gruppe an die Kollaborationseigenschaften der künftigen Projektmanagement-Lösung. Mit der Größe eines Projektumfangs steigt auch die Anzahl der beteiligten Personen. Die bisherige Infrastruktur reichte nicht aus, um eine wirklich effiziente und echtzeitgesteuerte Synchronisierung aller Aufgaben und Ergebnisse zu bieten. Das bedeutete für die an Projekten beteiligten Mitarbeiter, in Microsoft Excel Tabellen zu erstellen, diese manuell per E-Mail zu verschicken, um aus einem so entstandenen Datenpool mühsam sämtliche relevanten Datensätze herauszusuchen und in Einklang zu bringen. Der Einsatz von Microsoft Project vereinfachte zumindest die Abstimmung der Projektschritte, wenn auch unwesentlich zeitsparend. Was fehlte, war darüber hinaus ein sinnvolles und allumfassendes Reporting. Nach der Integration von InLoox PM für Outlook verbesserte sich nicht nur die Abstimmung aller Projektbeteiligten untereinander. Auch die Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen, Entwürfe und Zeitpläne gestalteten sich von diesem Zeitpunkt an unkompliziert und effizient. Zudem, so betonen die Verantwortlichen, konnte mit InLoox auch das Problem des unzureichenden Reportings zufriedenstellend gelöst werden.

Vereinheitlichung interner Abläufe schafft freie Kapazitäten, Übersicht und Entlastung

„Die Einbindung der InLoox Software in MS Outlook war für uns der entscheidende Schritt in eine komfortable Projektplanung“, so der IT-Leiter der SGB-SMIT Gruppe. „Intern haben wir im letzten Jahr unsere Unternehmensstrategie verabschiedet, die in den nächsten vier Jahren vielerlei Abläufe und Vorgänge in der Gruppe vereinfachen und synchronisieren wird. Daher war es notwendig, gerade komplexe Abläufe wie Projektmanagement an diese Businessstrategie anzupassen.“

Das gesamte Team sieht in der Einbindung der Projektmanagement-Software klare Vorteile, die sich auch monetär auswirken. So spart das Unternehmen in einem großen Umfang wertvolle Ressourcen ein, weil sich die Mannstunden verringern. Dies wiederum entlastet die Mitarbeiter und schafft für die Projektleitung eine nie dagewesene Übersicht über alle Vorgänge und Teilschritte eines jeden Projekts. Derzeit arbeiten rund 300 Mitarbeiter aktiv mit der InLoox-Anwendung. Größtenteils sind diese intern verteilt. Aber auch an externen Standorten sind Projektbeteiligte involviert, was eine hundertprozentige Anbindung voraussetzt. Einen großen Fortschritt bedeutete die Implementierung der InLoox-Lösung bei der SGB-SMIT Gruppe so vor allem für die oft weit auseinanderliegenden Standorte.

InLoox-Einsatz auch für künftige Standorte

Die SGB-SMIT Gruppe expandiert kontinuierlich. Bedingt durch die zufriedenstellenden Ergebnisse im Praxisbetrieb der InLoox-Lösung ist ein Einsatz dieser Software auch in sämtlichen künftigen Niederlassungen vorgesehen, weshalb man sich für eine Unternehmenslizenz entschieden hat, mit der beliebig viele Mitarbeiter mit der Software arbeiten können. Für die Wartung der Projektmanagement-Software sind pro Standort inklusive Vertretungskraft gerade einmal zwei Mann notwendig. Jeweils rund 20 Angestellte pflegen Informationen und Daten in das Management-System ein.

Über die SGB-SMIT Gruppe

Die SGB-SMIT Gruppe ist weltweit einer der führenden Hersteller von Leistungstransformatoren.

Die Produkte werden überall dort benötigt, wo elektrische Energie erzeugt, transportiert oder eingesetzt wird: etwa in Kraftwerken, Windparks, Solarstromanlagen, Stromnetzen, Industrieunternehmen und Transportmitteln wie Bahnen oder Schiffe.

Das Unternehmen mit Hauptsitz in Regensburg produziert in sechs Werken in fünf Ländern: Regensburg, Neumark, Nijmegen (Niederlande), Nilai (Malaysia), Louisville (USA) und Sibiu (Rumänien).

Die 1.900 Mitarbeiter erwirtschafteten im Jahr 2014 einen Jahresumsatz von rund 500 Mio. Euro. Die Produktpalette reicht von Großtransformatoren, Mittelleistungstransformatoren, kleinen Leistungstransformatoren, Ölverteiltransformatoren und Gießharztransformatoren über regelbare Kompensationsdrosseln und Phasenschieber bis hin zu Lahmeyer-Compactstationen®.

Transformatoren von 50 kVA bis einschließlich 1.200 MVA im Spannungsbereich bi 800 kV.

Die SGB-SMIT Gruppe vertreibt ihre Produkte über Vertriebsniederlassungen und -agenten in über 40 Ländern.

Das Unternehmen hat Kunden in mehr als 50 Ländern.